情シスの業務効率化！ Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルで解決できる課題を解説

作成日：2021/09/01

情シスの業務効率化！ Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルで解決できる課題を解説

情シスの業務効率は長期レンタルがおすすめ

情シスのパソコン管理運用業務の効率化という視点においては、パソコンの長期レンタルは有効な選択肢です。
具体的な理由は以下の4つです。

• パソコンの(運用を含めた)トータルコストを削減できる
• 新規利用や故障時の手配がスムーズになる
• 利用期間が柔軟である
• 管理業務を簡略化できる

PC運用管理業務自体が企業全体の生産性向上やDX化に向けたシステム検討など戦略的な業務ではないため、情シスとしてもできる限り工数を掛けたくない分野だと思います。

そこで、レンタルでの業務効率化に関するメリットを解説します。

パソコンのトータルコストを削減できる

例えばノートパソコンを長期レンタルすれば、情シスはパソコンの管理運用に関わるトータル維持費を削減できます。

企業がパソコンを維持するためには、以下のようにさまざまな費用がかかります。

• 修理費用
• 保守契約費用
• 保険費用
• 廃棄費用
• 資産管理費用

すべてを初期費用などで同時に支払うわけではないため実感は薄いかもしれませんが、運用期間中での発生回数、頻度などトータル費用で見ると情シスは大きな負担や出費をしていることと思います。

それに対してレンタルパソコンを利用すると、修理費用や保守契約費用などの維持費はすべて、レンタル費に含まれます。
パソコン本体の購入費から故障などで発生する維持費まですべてを含めると、購入やリースのような自社で対応する方法と比較し、レンタルパソコンの方が安価な運用コスト面ではメリットがあります。

新規利用や故障時の手配がスムーズになる

パソコンレンタルなら、レンタル会社の保有在庫から数日以内でパソコンの手配をしてもらえるため、短期間で機器の手配が可能です。

一般的に情シスがパソコンを手配するとなると、部門長や調達部門との連携が必要となります。
購入の許可をもらってから調達部門に連携し、そこから発注作業へと進むため時間がかかってしまいます。
パソコンをレンタルにすれば購入する必要はなくなるため、企業によっては調達部門など事前連携しておくことで、それらの申請フローや書類作成の時間が短縮されることもあります。

結果、パソコンを手に入れるまでにかかわる人が少なくなり、作成する書類も削減できるため、レンタルによる申請フローさえ社内で周知されていれば新規利用の手配も故障時の手配もスムーズとなります。

利用期間が柔軟である

「パソコンレンタルは契約期間の縛りが厳しい」「レンタルもリースみたいなもの」というイメージをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
実際には、レンタルは1週間から1年単位など幅広い期間を選択でき、状況に応じて1週間単位で延長や解約なども可能です。
リース・レンタルでの明確な違いは、利用期間に縛りがあるか、ないかという点でもあります。
実は契約期間が短いからレンタル・長いからリースという決まりがあるものではありません。

そのためレンタルパソコンを利用すれば「必要な時に必要な期間だけ」パソコンを調達できます。
社内の人員が増減するのに合わせて、適切に契約期間を見直すことで無駄なくパソコンを調達することが可能です。

利用期間に縛りがあると、余剰なパソコンを抱え保管場所の確保や予備機の管理など情シスの負担が発生する可能性があります。
レンタルであれば最低限の予備機でほとんど利用期間を気にすることなく契約できます。
余剰であれば返却することも可能だからです。

管理業務を簡略化できる

レンタルを利用することで、情シスの管理業務を簡略化できます。

一般的にパソコンを購入すると、固定資産として管理が必要です。
導入するソフトウエアも含め、毎年情シスには棚卸しなどの業務が求められ、数が多くなればどんどん作業が肥大してしまいます。

それに対してレンタルなら、故障時の業者手配などの管理業務がほとんどありません。
またレンタル会社によっては、棚卸も含めた資産管理系のサービスを無償提供されている場合もありますので、それらの管理ツールもセットで利用することも可能です。
(横河レンタ・リースの例：社内パソコンの申請から手配、棚卸まで無料資産管理ツール)

情シスが行う管理業務は、レンタル契約の状況把握やレンタルパソコンの所有者管理などに限られるため、最低限の負担でパソコンを保有できます。
エクセル台帳での棚卸・資産管理でのメンテナンス作業も不要になるかもしれません。

Microsoft 365 付ノートパソコンレンタルの魅力

続いてはノートパソコンレンタルの中でも Microsoft 365 の魅力を解説します。
魅力は大きく分けて以下の3つです。

• Microsoft 365 のライセンス管理が不要になる
• Microsoft 365 は常に最新バージョンが利用できる
• Office 製品以外も利用できる

それぞれを順に紹介します。

Microsoft 365 のライセンス管理が不要になる

Microsoft 365 付ノートパソコンをレンタルすると、 Microsoft 365 のライセンス管理とPC台数管理が容易になります。

法人で Microsoft 365 を利用する場合、利用人数を踏まえてユーザーライセンスとして調達する必要があります。
ライセンス違反とならないように、情シスは利用人数の増減に合わせ保有ライセンスを管理しなければなりません。
ライセンスが不足すれば追加で購入する必要があるため、情シスはパソコン管理のほかにライセンスの購入・管理などの負担があります。
以前のようなデバイスライセンスから比べると、Micorosft 365 でのライセンス管理面は容易になりましたが、パソコンの台数などは合わせて把握しておく必要があるでしょう。

また、ライセンス自体はほぼすべての従業員が Office アプリケーションやクラウドサービスをパソコンのインストールし利用していることが多いため、 Microsoft 365 付きのレンタルパソコンは、最初からパソコンと Microsoft 365 のライセンスを合わせて調達できるため調達面での負担は軽減されます。
その後の利用中サポートも窓口が同じであれば、パソコンの障害も Microsoft 365 の障害も同じ会社で対応してもらえるため、トータル的なサポートを受けれることも魅力の一つです。

Microsoft 365 は常に最新バージョンが利用できる

ここからは Microsoft 365 としての魅力をあらためてお伝えします。
Microsoft 365 はサブスクリプションで利用できるサービスであるため、利用者は常に最新バージョンのサービスが利用できます。

Microsoft 365 に限らず、一般的にサブスクリプションサービスは、契約している限り常に最新のバージョンが利用できます。

Microsoft 365 のようなサブスクリプションを利用しなければ、情シスはバージョン切り替えの度にアップデート対応やタイミングの検討が必要となるでしょう。
しかし、Microsoft 365 では常に最新バージョンが利用できるため、情シスがアップデート作業を行う必要がありません。
また、アップデート対応の支援・サポートもレンタル会社で行っている場合、こちらもパソコンと一緒に調達するメリットがあります。

Office製品以外も利用できる

Microsoft 365 では、以下のように Office 製品以外の Microsoft 製品も利用できます。

• Exchange Online
  
• SharePoint Online
• Microsoft Teams
• OneDrive

ほかにもさまざまなサービスが含まれているため、情シスは別途利用するソフトウエアの検討や導入を行う必要がありません。
Excel や Word だけではなく、 チャットツールである Microsoft Teams やクラウドストレージである OneDrive なども利用できるため、 Microsoft 365 のみで業務を完結することも可能となるでしょう。

Microsoft 365 で解決できる課題

Microsoft 365 を利用すると、企業の多くの課題を解決できます。
具体的なケースとして、どのツールを利用して情シスはどのように課題を解決したかを紹介します。

ケース1：テレワークの実現

ひとつ目は、働き方改革のためにテレワークを実現したものです。
情シスの「なるべく負担のかからない方法で」との方針から、複数のソフトウエアを融合せず Microsoft 365 に集約してリモートワークを実現しました。

利用ツール

Microsoft Teams ・ OneDrive ・ OneNote

課題と解決方法

情シスがテレワークを実現するにあたり、抱えていた課題は大きく以下の2つでした。

• 会議ツールの種類が多く、どれを導入するかが決まらない
• 社内のファイルサーバーの利用は可能な限り廃止し、気軽に共有できるようにしたい

まずひとつ目の課題を解決するために、 Microsoft 365 に含まれる Microsoft Teams の利用が決定されました。
Microsoft 365 であれば新規に利用するソフトウエアを選定する必要がなく、ライセンス管理などの面でも情シスの負担が少ないからです。
また利用者も、パソコンにログインすれば自動的にツールが立ち上がり利用できるなど、導入への負担が少なく済みました。

そしてふたつ目の「気軽にファイルを共有したい」という課題を解決するために、ストレージサービスである OneDrive とデジタルノートブックである OneNote の利用が決定されました。
基本的には OneDrive にファイルを格納し共有する体制としながらも、簡易なドキュメントは OneNote で作成するなど、用途に応じて使い分ける体制となっています。

Microsoft Teams や OneDrive どのツールについても、個別にアカウントを切り替える必要がないため、情シスの負担が軽減されています。
さらにアカウントの作成時に権限を設定しておくことで、ファイルの閲覧制限などの統制が取りやすい点も評価されました。

ケース2：クローズドプロジェクトの推進

ふたつ目は、機密性の高いクローズドプロジェクトの推進にかかわるものです。
情シスの負担を少なくしながらも、機密性の高い環境を完成させるために Microsoft 365 が採用されています。

利用ツール

Microsoft Teams ・ SharePoint

課題と解決方法

プロジェクトメンバーが情シスに対して求めていた課題はひとつ、「機密情報を適切にストレスなく管理したい」という課題です。

課題を解決し情シスの負担も軽減できる方法として、Microsoft Teams のプライベート チャネルと SharePoint サイトが利用されました。

まず、Microsoft Teams のプライベート チャネルとは、所有者と限られたメンバーだけが閲覧できるクローズドの Microsoft Teams です。
特定の人だけが閲覧できるように権限設定を行うことで、機密性の高い環境を実現しています。
プライベート チャネルで会話・ファイル共有を行うことで、メール誤送信などによる情報漏えいを防止しました。

そして、プライベート チャネルに含まれる SharePoint を利用し、機密性の高いファイル共有環境を実現しました。
通常の SharePoint を利用するとファイルの誤アップロードなどがあり得ますが、プライベート チャネル内の SharePoint をアップロード先とすることで、ミスを最大限防げるような環境としました。

ケース3：日常業務の自動化

最後は、情シスの日常業務を自動化するものです。
多くの業務に追われる情シスが、効率よく定型作業をこなせるように Microsoft 365 が利用されています。

利用ツール

Power Automate ・ OneDrive ・ Excel

課題と解決方法

情シスが抱えていた日々の課題は、以下の2つです。

• 定型業務に時間がかかり負担が大きい
• 毎日同じ作業を行うためスキルアップに繋がらない

問題を解決するために、 Microsoft 365 の一部プランに含まれている Power Automate が導入されました。
Power Automate は1人でも利用できるRPAのような業務自動化ツールで、プログラミングを必要とせず直感的に操作・設定ができるサービスです。

Power Automate を利用して「毎日のフォローアップメール送信」や「システムへのユーザー登録」などの業務が自動化されました。
「毎日のフォローアップメール送信」を例にあげると、OneDrive に保存した Excel ファイルの「機器の貸し出しリスト」から期限のすぎている人を抽出し、自動的に毎朝メールを送信する仕組みとしました。

まとめ

今回は、具体的に Microsoft 365 で解決できる課題を紹介しました。
実際の業務の中で感じている課題もあったのではないでしょうか。

パソコンレンタルを利用するだけで情シスの負担は軽減できますが、 Microsoft 365 も併用することでさらに負担を軽減できます。
業務の負担軽減や効率化を実現するためにも、ノートパソコンのレンタルを検討する際は、 Microsoft 365 付きのものを検討すべきでしょう。

情シスの人数は減少傾向にあり、組織としての負担が重くなっている企業も増えています。
DXが加速していく中ではより攻めのITへシフトし、守りであるインフラ面での運用業務はなるべく負担軽減をしていきたいものですね。
ぜひ Microsoft 365 やノートパソコンレンタルを検討してみましょう。

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