情シスの業務効率化！ Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルで解決できる課題を解説 前編

作成日：2021/09/01

情シスの業務効率化！ 前編 Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルで解決できる課題を解説

• ■ 前編：パソコンレンタルをおすすめする理由と Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルの魅力
• ■ 後編：Microsoft 365 で解決できる課題

業務効率化を実現したい情シス担当者・管理者の方は、ぜひご覧ください。

情シスの業務効率は長期レンタルがおすすめ

情シスのパソコン管理運用業務の効率化という視点においては、パソコンの長期レンタルは有効な選択肢です。
具体的な理由は以下の4つです。

• パソコンの(運用を含めた)トータルコストを削減できる
• 新規利用や故障時の手配がスムーズになる
• 利用期間が柔軟である
• 管理業務を簡略化できる

PC運用管理業務自体が企業全体の生産性向上やDX化に向けたシステム検討など戦略的な業務ではないため、情シスとしてもできる限り工数を掛けたくない分野だと思います。

そこで、レンタルでの業務効率化に関するメリットを解説します。

パソコンのトータルコストを削減できる

例えばノートパソコンを長期レンタルすれば、情シスはパソコンの管理運用に関わるトータル維持費を削減できます。

企業がパソコンを維持するためには、以下のようにさまざまな費用がかかります。

• 修理費用
• 保守契約費用
• 保険費用
• 廃棄費用
• 資産管理費用

すべてを初期費用などで同時に支払うわけではないため実感は薄いかもしれませんが、運用期間中での発生回数、頻度などトータル費用で見ると情シスは大きな負担や出費をしていることと思います。

それに対してレンタルパソコンを利用すると、修理費用や保守契約費用などの維持費はすべて、レンタル費に含まれます。
パソコン本体の購入費から故障などで発生する維持費まですべてを含めると、購入やリースのような自社で対応する方法と比較し、レンタルパソコンの方が安価な運用コスト面ではメリットがあります。

新規利用や故障時の手配がスムーズになる

パソコンレンタルなら、レンタル会社の保有在庫から数日以内でパソコンの手配をしてもらえるため、短期間で機器の手配が可能です。

一般的に情シスがパソコンを手配するとなると、部門長や調達部門との連携が必要となります。
購入の許可をもらってから調達部門に連携し、そこから発注作業へと進むため時間がかかってしまいます。
パソコンをレンタルにすれば購入する必要はなくなるため、企業によっては調達部門など事前連携しておくことで、それらの申請フローや書類作成の時間が短縮されることもあります。

結果、パソコンを手に入れるまでにかかわる人が少なくなり、作成する書類も削減できるため、レンタルによる申請フローさえ社内で周知されていれば新規利用の手配も故障時の手配もスムーズとなります。

利用期間が柔軟である

「パソコンレンタルは契約期間の縛りが厳しい」「レンタルもリースみたいなもの」というイメージをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
実際には、レンタルは1週間から1年単位など幅広い期間を選択でき、状況に応じて1週間単位で延長や解約なども可能です。
リース・レンタルでの明確な違いは、利用期間に縛りがあるか、ないかという点でもあります。
実は契約期間が短いからレンタル・長いからリースという決まりがあるものではありません。

そのためレンタルパソコンを利用すれば「必要な時に必要な期間だけ」パソコンを調達できます。
社内の人員が増減するのに合わせて、適切に契約期間を見直すことで無駄なくパソコンを調達することが可能です。

利用期間に縛りがあると、余剰なパソコンを抱え保管場所の確保や予備機の管理など情シスの負担が発生する可能性があります。
レンタルであれば最低限の予備機でほとんど利用期間を気にすることなく契約できます。
余剰であれば返却することも可能だからです。

管理業務を簡略化できる

レンタルを利用することで、情シスの管理業務を簡略化できます。

一般的にパソコンを購入すると、固定資産として管理が必要です。
導入するソフトウエアも含め、毎年情シスには棚卸しなどの業務が求められ、数が多くなればどんどん作業が肥大してしまいます。

それに対してレンタルなら、故障時の業者手配などの管理業務がほとんどありません。
またレンタル会社によっては、棚卸も含めた資産管理系のサービスを無償提供されている場合もありますので、それらの管理ツールもセットで利用することも可能です。
(横河レンタ・リースの例：社内パソコンの申請から手配、棚卸まで無料資産管理ツール)

情シスが行う管理業務は、レンタル契約の状況把握やレンタルパソコンの所有者管理などに限られるため、最低限の負担でパソコンを保有できます。
エクセル台帳での棚卸・資産管理でのメンテナンス作業も不要になるかもしれません。

Microsoft 365 付ノートパソコンレンタルの魅力

続いてはノートパソコンレンタルの中でも Microsoft 365 の魅力を解説します。
魅力は大きく分けて以下の3つです。

• Microsoft 365 のライセンス管理が不要になる
• Microsoft 365 は常に最新バージョンが利用できる
• Office 製品以外も利用できる

それぞれを順に紹介します。

Microsoft 365 のライセンス管理が不要になる

Microsoft 365 付ノートパソコンをレンタルすると、 Microsoft 365 のライセンス管理とPC台数管理が容易になります。

法人で Microsoft 365 を利用する場合、利用人数を踏まえてユーザーライセンスとして調達する必要があります。
ライセンス違反とならないように、情シスは利用人数の増減に合わせ保有ライセンスを管理しなければなりません。
ライセンスが不足すれば追加で購入する必要があるため、情シスはパソコン管理のほかにライセンスの購入・管理などの負担があります。
以前のようなデバイスライセンスから比べると、Micorosft 365 でのライセンス管理面は容易になりましたが、パソコンの台数などは合わせて把握しておく必要があるでしょう。

また、ライセンス自体はほぼすべての従業員が Office アプリケーションやクラウドサービスをパソコンのインストールし利用していることが多いため、 Microsoft 365 付きのレンタルパソコンは、最初からパソコンと Microsoft 365 のライセンスを合わせて調達できるため調達面での負担は軽減されます。
その後の利用中サポートも窓口が同じであれば、パソコンの障害も Microsoft 365 の障害も同じ会社で対応してもらえるため、トータル的なサポートを受けれることも魅力の一つです。

Microsoft 365 は常に最新バージョンが利用できる

ここからは Microsoft 365 としての魅力をあらためてお伝えします。
Microsoft 365 はサブスクリプションで利用できるサービスであるため、利用者は常に最新バージョンのサービスが利用できます。

Microsoft 365 に限らず、一般的にサブスクリプションサービスは、契約している限り常に最新のバージョンが利用できます。

Microsoft 365 のようなサブスクリプションを利用しなければ、情シスはバージョン切り替えの度にアップデート対応やタイミングの検討が必要となるでしょう。
しかし、Microsoft 365 では常に最新バージョンが利用できるため、情シスがアップデート作業を行う必要がありません。
また、アップデート対応の支援・サポートもレンタル会社で行っている場合、こちらもパソコンと一緒に調達するメリットがあります。

Office製品以外も利用できる

Microsoft 365 では、以下のように Office 製品以外の Microsoft 製品も利用できます。

• Exchange Online
  
• SharePoint Online
• Microsoft Teams
• OneDrive

ほかにもさまざまなサービスが含まれているため、情シスは別途利用するソフトウエアの検討や導入を行う必要がありません。
Excel や Word だけではなく、 チャットツールである Microsoft Teams やクラウドストレージである OneDrive なども利用できるため、 Microsoft 365 のみで業務を完結することも可能となるでしょう。

まとめ

パソコンを長期レンタルすれば、パソコン管理に関する情シスの負担を軽減できます。
加えて Microsoft 365 付きのパソコンを利用すれば、調達面やサポート面でも手間が省けるだけではなく、トータル的な業務効率化も期待できるでしょう。

そして Microsoft 365 付きパソコンレンタルは、パソコンと Microsoft 365 を購入するよりもトータルコストを抑えられる可能性があります。
作業負荷が軽減されるだけではなく、費用負担も軽減できる点で魅力的です。

後編では Microsoft 365 で解決できる課題ついて解説します。

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