Exchange Online とは？複数人で情報を共有できるメールサービスを解説 後編

作成日：2021/06/24

【 Microsoft 365 】Exchange Onlineとは？ 複数人で情報を共有できるメールサービスを解説

• ■ 前編： Microsoft Exchange Online のサービス概要とプラン
• ■ 後編： Microsoft Exchange Online の特徴、メールに関する便利機能

Microsoft Exchange Online の機能を最大限に使いこなして業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Exchange Online の特徴

さまざまな機能やアプリケーションが利用可能な Microsoft Exchange Online 。
特徴は以下の4つです。

メールの受送信だけでなく、法人向けのサービスならではの特徴があります。

Microsoft Exchange Online の特徴

• スケジュール共有
• 会議室・備品管理
• さまざまな端末からアクセス可能
• ウイルス・スパム対策

スケジュール共有

組織内外の人とスケジュール共有が可能です。
他の人のスケジュール確認や共同作業、チームの管理に便利でしょう。
組織外の人とスケジュールを共有する場合は、自分のスケジュールを公開する範囲（アクセス権）を指定できます。

スケジュール公開範囲パターン

• アクセス許可なし
• 空き時間へのアクセスのみ
• 時間、件名、場所を含むスケジュールと空き時間へのアクセス

会議室・備品管理

会議室や備品用など、場所や物に割り当てるメールボックスを作成することで、予約の管理を行えます。
Microsoft 365 全体管理者、もしくは Exchange 管理者の権限があれば、メールボックスを作成可能です。

管理者が以下の作業を行えば、会議室の予約とその承諾・辞退の処理が行えるようになります。

Exchange Online (プラン1)

• メールボックスの作成
• 会議出席依頼の処理方法の設定
• 予約可能時間、最大利用時間、予約ポリシーの設定
• スケジュールの共有・アクセス権限設定

さまざまなデバイスや場所からアクセス可能

Microsoft Exchange Online は、下記のデバイスからアクセスできます。

使用可能なデバイス

• Windows Phone
• Windows 8 タブレット
• Android
• BlackBerry®
• iOS デバイス (iPhone および iPad) 　など

また、クラウドベースのサービスであるため、必要な時にどこからでもアクセス可能です。
出先での作業や、リモートワークや在宅勤務の際に役立ちます。

ウイルス・スパム対策

クラウドベースのフィルター サービス「 Exchange Online Protection (EOP) 」 が搭載されており、スパムメールやウイルスが潜むメールを検知・削除します。

受信したメールは以下の過程を経てメールボックスに至るため、安心して開封できるでしょう。

1. 接続フィルター
2. マルウェア検査
3. ポリシーフィルター処理
4. コンテンツフィルター (スパム対策・スプーフィング対策)

Microsoft Exchange Online のメールに関する便利機能

Microsoft Exchange Online には、メールに関する便利な機能が5つ備わっています。
煩わしいメールボックスの整理や、情報漏えい対策を行う手間を省けるでしょう。

大容量ファイルを添付

受送信できるメールサイズの既定は、最大25MBです。
大容量ファイルも問題なく添付できます。
「大容量ファイルを送りたいのに送れなかった」ということがなくなるでしょう。
また、管理者はメールサイズを1MBから150MBまでカスタマイズ可能です。

メール・共有フォルダをオフラインで確認

Exchange キャッシュモードを使用すれば、オフラインでメール・共有フォルダで確認できます。
メールボックスのコピーと共有フォルダがコンピューターにダウンロードされるためです。
既定では12カ月分のデータがダウンロードされますが、任意の期間をダウンロード設定することができます。

オフラインで作業できるため、ネットワークに接続できない外出先でもメール・共有フォルダを確認できて便利でしょう。
また、接続料金を削減でき、低速ネットワークへの接続で操作が遅くなることを避けられます。

バックアップ

Microsoft Exchange Online はクラウドサービスであるため、 Microsoft データセンター内にある複数のデータベースにメールボックスがリアルタイムで複製されます。
そのため、どれか一つのデータベースでシステム障害が発生しても、ユーザーは作業を中断することなくメール機能を使用可能です。

自動アーカイブ

古いメールは、無制限アーカイブ機能によりアーカイブメールボックスへ移動されます。

アーカイブメールボックスの容量は最大100GB用意されますが、そのうち90GBを使用すると自動拡張アーカイブに変換されて記憶領域が追加されるため、アーカイブできるメールの量は実質「無制限」です。

また、アーカイブメールボックス内で削除したメールは、 14日間なら回復できます。

誤送信による情報漏えい防止

メールの誤送信防止機能五つが標準装備されています。
組織外への情報漏えい防止に役立つでしょう。

1. メールヒント
   組織外のメールアドレスをTo/CC設定すると警告（ヒント）を表示。
2. 遅延送信
   送信ボタンを押したあと、いったん送信せずに送信トレーにとどめておき、そのあと実際に送信。
   送信ボタンを押してから送信までの時間は設定が必要。
3. トランスポートルール
   特定のルール下でメールフローを制御。
   組織外へのメールを禁止／組織外へのメールを上司の承認制に設定／組織外へのメールに免責事項を追加　など
4. データ損失保護 (DLP)
   トランスポートルールの機能拡張。機密情報を検出。
5. Office 365 Message Encryption
   暗号化されたメールを送信可能。閲覧するためには認証が必要。

まとめ

後編では、Microsoft Exchange Online の特徴、メールに関する便利機能について紹介しました。

スケジュール共有や会議室・備品管理を行えるだけでなく、セキュリティー対策も万全な Microsoft Exchange Online 。
メールはバックアップや自動アーカイブ、さらには誤送信による情報漏えいを防止することができます。

Microsoft Exchange Online の機能を最大限に使いこなして、業務を効率化しましょう。

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