情シスの業務効率化！ Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルで解決できる課題を解説 後編

作成日：2021/09/01

情シスの業務効率化！ 後編 Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルで解決できる課題を解説

• ■ 前編：パソコンレンタルをおすすめする理由と Microsoft 365 付きノートパソコンレンタルの魅力
• ■ 後編：Microsoft 365 で解決できる課題

具体的なケースをもとに解説するため、 Microsoft 365 の導入を検討している方はぜひご覧ください。

Microsoft 365 で解決できる課題

Microsoft 365 を利用すると、企業の多くの課題を解決できます。
具体的なケースとして、どのツールを利用して情シスはどのように課題を解決したかを紹介します。

ケース1：テレワークの実現

ひとつ目は、働き方改革のためにテレワークを実現したものです。
情シスの「なるべく負担のかからない方法で」との方針から、複数のソフトウエアを融合せず Microsoft 365 に集約してリモートワークを実現しました。

利用ツール

Microsoft Teams ・ OneDrive ・ OneNote

課題と解決方法

情シスがテレワークを実現するにあたり、抱えていた課題は大きく以下の2つでした。

• 会議ツールの種類が多く、どれを導入するかが決まらない
• 社内のファイルサーバーの利用は可能な限り廃止し、気軽に共有できるようにしたい

まずひとつ目の課題を解決するために、 Microsoft 365 に含まれる Microsoft Teams の利用が決定されました。
Microsoft 365 であれば新規に利用するソフトウエアを選定する必要がなく、ライセンス管理などの面でも情シスの負担が少ないからです。
また利用者も、パソコンにログインすれば自動的にツールが立ち上がり利用できるなど、導入への負担が少なく済みました。

そしてふたつ目の「気軽にファイルを共有したい」という課題を解決するために、ストレージサービスである OneDrive とデジタルノートブックである OneNote の利用が決定されました。
基本的には OneDrive にファイルを格納し共有する体制としながらも、簡易なドキュメントは OneNote で作成するなど、用途に応じて使い分ける体制となっています。

Microsoft Teams や OneDrive どのツールについても、個別にアカウントを切り替える必要がないため、情シスの負担が軽減されています。
さらにアカウントの作成時に権限を設定しておくことで、ファイルの閲覧制限などの統制が取りやすい点も評価されました。

ケース2：クローズドプロジェクトの推進

ふたつ目は、機密性の高いクローズドプロジェクトの推進にかかわるものです。
情シスの負担を少なくしながらも、機密性の高い環境を完成させるために Microsoft 365 が採用されています。

利用ツール

Microsoft Teams ・ SharePoint

課題と解決方法

プロジェクトメンバーが情シスに対して求めていた課題はひとつ、「機密情報を適切にストレスなく管理したい」という課題です。

課題を解決し情シスの負担も軽減できる方法として、Microsoft Teams のプライベート チャネルと SharePoint サイトが利用されました。

まず、Microsoft Teams のプライベート チャネルとは、所有者と限られたメンバーだけが閲覧できるクローズドの Microsoft Teams です。
特定の人だけが閲覧できるように権限設定を行うことで、機密性の高い環境を実現しています。
プライベート チャネルで会話・ファイル共有を行うことで、メール誤送信などによる情報漏えいを防止しました。

そして、プライベート チャネルに含まれる SharePoint を利用し、機密性の高いファイル共有環境を実現しました。
通常の SharePoint を利用するとファイルの誤アップロードなどがあり得ますが、プライベート チャネル内の SharePoint をアップロード先とすることで、ミスを最大限防げるような環境としました。

ケース3：日常業務の自動化

最後は、情シスの日常業務を自動化するものです。
多くの業務に追われる情シスが、効率よく定型作業をこなせるように Microsoft 365 が利用されています。

利用ツール

Power Automate ・ OneDrive ・ Excel

課題と解決方法

情シスが抱えていた日々の課題は、以下の2つです。

• 定型業務に時間がかかり負担が大きい
• 毎日同じ作業を行うためスキルアップに繋がらない

問題を解決するために、 Microsoft 365 の一部プランに含まれている Power Automate が導入されました。
Power Automate は1人でも利用できるRPAのような業務自動化ツールで、プログラミングを必要とせず直感的に操作・設定ができるサービスです。

Power Automate を利用して「毎日のフォローアップメール送信」や「システムへのユーザー登録」などの業務が自動化されました。
「毎日のフォローアップメール送信」を例にあげると、OneDrive に保存した Excel ファイルの「機器の貸し出しリスト」から期限のすぎている人を抽出し、自動的に毎朝メールを送信する仕組みとしました。

まとめ

今回は、具体的に Microsoft 365 で解決できる課題を紹介しました。
実際の業務の中で感じている課題もあったのではないでしょうか。

パソコンレンタルを利用するだけで情シスの負担は軽減できますが、 Microsoft 365 も併用することでさらに負担を軽減できます。
業務の負担軽減や効率化を実現するためにも、ノートパソコンのレンタルを検討する際は、 Microsoft 365 付のものを検討すべきでしょう。

情シスの人数は減少傾向にあり、組織としての負担が重くなっている企業も増えています。
DXが加速していく中ではより攻めのITへシフトし、守りであるインフラ面での運用業務はなるべく負担軽減をしていきたいものですね。
ぜひ Microsoft 365 やノートパソコンレンタルを検討してみましょう。

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