面倒な作業を外部へ委託する、最適な選定ポイント

作成日:2018/10/25
更新日:2022/01/14

お役立ちコラム

IT担当者を苦しめるPCキッティング作業と運用業務。
働き方の変化は見直しのチャンスです。

PCの調達を経てまずIT担当者を苦しめるのは、ユーザー配備前のキッティング作業(セットアップ作業)や配備後の運用業務ではないでしょうか。
今回はパソコンの初回キッティング作業や運用中にも発生している気づかない運用業務にも注目し、それを解決する外部ベンダーの選定方法についてご紹介していきます。

Windows 10 からはIT担当者の運用負荷増加傾向に

キッティング作業と企業の現状

パソコンのキッティング作業(ユーザーが使えるようになるまでのセットアップ作業)においては、IT部門のPC担当者がまとめて実施し、ユーザーへ配布しているという企業が多いのではないでしょうか。
少し前のデータにはなりますが、2017年7月に従業員100名以上の企業1000社を対象にアンケートを取った結果、67%の企業は自社でPC導入を進めているという結果が出ました。
その中でも導入時を工数負担の課題にあげているIT担当者が多い結果となりました。 (※2017年マクロミル調査)

Windows 10 からIT担当者の運用工数が増加傾向に?

Windows 10 は大型な機能バージョンアップを半年に1度繰り返します。(詳しくは Windows as a Serviceを参照)

最新機能が定期的に利用できる反面、IT担当者はPCのアップデート管理に苦しみます。
生産性や効率の悪化は残業費の増加や離職率など見えないコスト増加にもつながります。

バージョンアップごとにアプリ検証やマスターの作り直しが発生し、配備中のパソコンへは3~6GBにも及ぶアップデートの更新ファイルを適用させるなど、従来と比べても大幅に工数増加が見込まれています。
Windows 10 運用をきっかけに見直し、面倒な作業はアウトソースする体制を作る、ということをあらためて再検討されてみてはいかがでしょうか。

運用中に発生している見えない工数

パソコンの導入・運用中に発生している作業や管理面での工数についてあらためて整理してみましょう。

キッティング作業と拠点への配送まで

パソコンのキッティング作業にも、計画的なものと不定期(急な依頼)があります。

1、新入社員、中途社員など計画的なパソコン調達と配備
2、現場ユーザーからの急なパソコン手配依頼
3、パソコンの故障などの急な故障交換依頼

初回のパソコン配備は計画的に準備を進めることができますが、ユーザーから不定期に発生するパソコン手配依頼や故障交換依頼は、通常業務を中断してでも優先的に社内対応するケースも多いのではないでしょうか。

PCごとのマスターイメージ保管

一般的に企業での大量のキッティング作業の手法として各パソコンに1台マスター機を作成し2台目のパソコンへ同一PCイメージをクローニング(複製)するという手法を取るケースがあります。
クローニングし配備した後も急な依頼に備えパソコンのマスターイメージは長期間保管・管理しますが、パソコンの機種が増えればそれだけマスターイメージ数も増え、管理も煩雑になるため、機種・イメージ数を増やさないことも管理工数削減のポイントです。

代替え用の予備機管理

マスターイメージを保管・管理するとともに、イメージを展開するパソコン自体の予備機も一定数確保する必要があります。
多くのケースではパソコンの新規調達台数に応じて何%かの予備機台数も合わせて手配をされている企業多いと思います。
長期間パソコンを運用する上でいつ・どれくらい必要になるかわからないため、潤沢にストックしたい反面、余計に台数を持っていても保管スペースなどの悩ましい問題を抱えていらっしゃる企業もおありではないでしょうか。

キッティング作業と委託ベンダーと選定ポイント

前章で記載した通り従来の運用だけでもキッティング作業や予備機管理に課題が多いのではないでしょうか。

Windows 10/11 からは外部委託も視野に入れ、本業に専念できる体制へシフトしていきたいものですね。

ここからは業務委託をする外部ベンダーの特徴や選定ポイントについて触れていきたいと思います。

キッティングベンダーへ作業のみ委託する

パソコンは従来の独自ルートで安く調達し、キッティング作業は別の専門ベンダーに依頼するケースです。
キッティング専門ベンダーに依頼することで高品質の作業体制のもとで作業委託が可能です。
最近では物流・配送を専門とするロジスティックス系のベンダーもパソコン配送サービスメニューの1つとしてキッティング作業を請け負っているため、全国の配送と合わせて安心して依頼することができます。
ただしパソコン調達とは切り離している為、あくまで作業面でのスポット利用が多く、運用・サポート業務はパソコン配備が完了した後の運用は自社で対応するケースが多いでしょう。

PC調達ベンダーにキッティング作業やLCMサービスも合わせて委託する

パソコン調達ベンダーにキッティング作業もセットで依頼するケースです。
法人向けパソコン販売を担う大手ベンダーでは、IT機器の調達以外にも保守サービスをワンストップで提供し全国規模で展開しているので、運用体制も万全です。

キッティング作業費やサポート費用は別料金となりますが、パソコン調達以外に数千円の月額を支払うことで初期費用を抑えて、保守・運用サポートまでを委託することが可能です。
その企業に合わせたカスタマイズ運用にも対応し、パソコンのライフサイクル全般を委託することが可能です。

レンタル会社の標準レンタルサービスを利用する

意外と知られていない安価な選択肢の一つとして、パソコンを長期的にレンタルするケースです。
一般的にはレンタル=短期利用というイメージですが、近年パソコンを取り扱うレンタル会社の標準サービスが向上し、レンタル在庫品の倉庫にキッティングラインを併設しクローニングサービスなどにも対応。出荷前にお客さまの仕様に合わせたカスタマイズ作業に対応しています。(キッティング作業費は初期費用)
またレンタル契約中は故障時の代替え交換(※標準サービス)にもキッティング作業付きで、最短翌日に代替機が届きます。マスターイメージ保管や予備機運用、配送料など全てレンタル料に含まれる為、レンタル会社の標準サービスをうまく活用し大幅に運用コストの削減を実現する企業も増えています。

またパソコンを導入する際には、機種やスペックの制約が課題に挙がることがよくありますが、大手レンタル会社であれば最新かつ豊富なラインナップのパソコンを大量に取りそろえているので、その中から問題なく選択することができるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。初回キッティング作業費は Windows PC であれば各社最低3000円程度の費用感(個別設定ボリュームにより追加費用)で委託することが可能でしょう。作業見積を取得する際には、日々のタスクを洗い出し委託することでどこまでの通常業務が削減できるのか、作業項目ベースで委託前と後で比較することも重要です。
自社の運用に見合った賢い選択をして、Windows 10/11 導入配備を進めていきましょう。

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監修

横河レンタ・リース株式会社 マーケティング本部 CDセンター

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