Excel でセルの入力データを複数の候補から選べるようにする方法

説明

Excel で指定したセルに、あらかじめ決めた複数の候補から入力データを選べるようにしたいときに「データの入力規則」を使います。

1. まずは選べるようにしたいセルを選択 (複数のセルを選択してもOK)

2. リボンの「データ」タブの「データツール」で「データの入力規則」を選択

3. 「データの入力規則」画面が開くので「設定」タブにある「入力値の種類」のリストから「リスト」を選択

4. 「リスト」を選択すると現れる「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認

5. 「元の値」に候補にしたい値を続けて (例えば「○,△,×」と) 入力して「OK」ボタンをクリック

これで設定したセルを選択すると、セルの右に黒い下三角 (▼) の四角いボタンが表示されます。

このボタンをクリックすると「元の値」で設定した値が縦に並ぶ「ドロップダウンリスト」が現れるので、リストの中から入力したい値を選ぶことができます。

ポイントは「○,△,×」というように、間をカンマ「,」で区切って「元の値」を続けて入力することです。
「東京,神奈川,千葉,埼玉」など二文字以上でも同様です。

文字列を「""」などで囲む必要はありません。

この「元の値」に文字列を直接入力した場合は「ドロップダウンリスト」を表示させるまでは候補の値が何か分かりません。
そこで候補の値をシート上のセルに並べて入力しておき、そのセルの範囲を「元の値」として指定することもできます。

1. 「データの入力規則」画面の「設定」タブで「入力値の種類」から「リスト」を選択するまでは先ほどと同じ。

2. 「元の値」の入力ボックスを選択。

3. 「元の値」にしたい値が並ぶセルの範囲をドラッグして選択。

この図の例では「=$E$3:$E$6」が選択されています。

4. 選択後に「データの入力規則」画面の「OK」ボタンをクリック。

これで前回と同様、設定したセルを選択するとセルの右にボタンが表示され、クリックすると「元の値」で設定した値が縦に並ぶ「ドロップダウンリスト」が現れ、リストから入力したい値を選ぶことができます。

この方法では「元の値」に入力候補として選択したセルの値を変更すると「ドロップダウンリスト」に表示される値も変更されます。

ただし、入力済みのデータは変わりません。
つまり「元の値」で「千葉」を「群馬」に変更しても、すでに「千葉」を選択して入力したセルの値は変更されず、「ドロップダウンリスト」が「千葉」から「群馬」に変更されているので選択しなおす必要があります。

「データの入力規則」を変更したい場合は、変更したいセルを選択したあと、再度、リボンの「データ」タブで「データの入力規則」を選択します。
開いた「データの入力規則」画面の「設定」タブで「同じ入力規制が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にチェックを入れると該当するセルがグレー表示されて同時に変更できます。

「データの入力規則」の設定手順は以上ですが、セルを右クリックしたときに現れるメニューに「ドロップダウンリストから選択」という項目があり、少し紛らわしいです。

この「ドロップダウンリストから選択」は「データの入力規則」とは別の機能です。
例えば同じ列ですでに入力した同じ値を入力したいとき、次のセルを右クリック、メニューから「ドロップダウンリストから選択」を選ぶと、それまでの値が重複することなくリスト表示されるので、その中から選択することで入力できます。

単純な入力作業で以前と同じ値を再度、入力したい場合などに便利です。

執筆者: 林 俊二