横河レンタ・リース株式会社

フリーダイヤル:0120-012-956

受付:祝祭日を除く 月~金曜日 9時~17時

フリーダイヤル

Microsoft Teams 導入事例

横河レンタ・リースでは、
社内のコミュニケーションツールを「 Microsoft Teams 」へ
置き換えることで生産性を大幅に向上しました。

IT機器・計測機器のレンタルサービスを提供する横河レンタ・リース株式会社で Office 365 の導入をきっかけに活用が始まった「Microsoft Teams」。

780人の従業員が円滑に図れるコミュニケーションツールを検討した結果、
Microsoft Teamsの採用に至った。
働き方改革の実現に向けてテレワーク導入などの
外部環境の変化にも柔軟に対応した、情報システム部門の舞台裏を探った。

導入ポイント

営業現場と情報システム部門の経験から実用的な社内インフラの構築を模索

浅野井

横河レンタ・リース株式会社
情報システム本部
システム開発運用第四課
課長 浅野井 宏之

横河レンタ・リース株式会社(以下、当社といいます)はIT機器・計測機器のレンタルサービスを提供しており、「所有から利用へ」をテーマにITソリューション(ソフトウエア)を中心としたサブスクリプション型のビジネスを展開しお客さまをサポートしている。

働き方改革や生産性向上などが求められる昨今、全国各地に営業拠点を持ち従業員780人を抱える当社ではどのようなコミュニケーションツールが最適かを検討したのが情報システム本部 システム開発運用部第四課 課長の浅野井だ。浅野井は元々営業部門に所属し、今とは全く畑違いの計測機器を扱うレンタルの営業マンだった。当時はIT機器に触れる機会はなかったが、違う仕事をしてみたいとの思いで2011年に情報システム本部へ異動した。そして現在、社内のITに関する問い合わせ窓口やインフラ全般の導入、特にSaaSの導入に携わっている。その中でOffice 365とCRM系の導入に深く関わっており、モノづくりをしてみたい気持ちが強かった浅野井は、AIチャットボットの社内導入・普及活動にも力を入れて取り組んでいる。

一方で働き方改革の推進者の1人でもあり、社内のテレワーク推進委員を兼任している。そのような経験からMicrosoft Teamsの導入をどのように成功へ導いたのかを詳しく探った。

メール文化から脱却
コミュニケーションツールを検討し、業務の効率化を目指す

Microsoft Teamsを導入する前の当社のコミュニケーションツールはメールや電話がメインだったが、お客さまとのやり取りと社内のやり取りが同じメールボックス内に混在することで業務の優先度が付けづらく、効率が落ちてしまう状況が起きていた。というのも、メールボックス内に溜まったメールの中から、お客さまからの問い合わせだけを抽出して対応することが難しいからだ。またメールの場合、社内の人に対しても「○○部△△さん お疲れさまです××です。」と定型文を打ち込むことが多い。このような課題を解決すべくコミュニケーションツールの見直しを行ったところ、候補の一つに上がったのがMicrosoft Teamsだった。他にもMicrosoftのYammerがOffice 365を活用する上で候補に挙がったが「Yammerはテーマに対してスレッドが立ち上がる掲示板に近い活用イメージのコミュニケーションツールとなるため、1対nに情報発信する場合に適していて、特にSMB企業では有効に活用できるツールである感じを受けました。しかし、実際に当社の企業風土に合うツールを求めた結果、指定したメンバー同士でコミュニケーションが取りやすいMicrosoft Teamsが最適でした。」(浅野井)

さらにMicrosoft Teams導入の後押しとなったのは、コンシューマー市場でのSNSの普及であったという。LINEなどのメッセージアプリを筆頭に、年齢層が低くなればなるほど、メールを使ったことが無い人が増加しているそうだ。実際に当社の新入社員にヒアリングを実施したところ、メールは会社で使うツールという認識が浸透していることがわかった。このことから、メッセージアプリなどのコミュニケーションツールの導入は急務であり、ユーザー側での利用に対する障壁も少ないため導入を決意した。

Microsoft Teamsの導入後、テレワーク環境の実現やオンライン会議が増加

オンライン会議

Microsoft Teams導入後は社内コミュニケーションが円滑になり、結果としてお客さま対応がスピーディーになるなど着実に成果をあげている。目的を決めたチームを作成して連絡を取り合いファイル情報を共有する方が早いという。
また、メールがチャットに置き換わっただけではなく、Microsoft Teamsのオンライン会議機能を活用した打ち合わせが着々と増えており、従来のテレビ会議システムからMicrosoft Teamsへ置き換えることにも成功した。

このことについて浅野井は「これは実際にMicrosoft Teamsのオンライン会議を利用した社員が利便性を感じ、インフルエンサーとして働いた効果と思われます。従来のテレビ会議システムは利用開始までの操作が煩雑だったことから、あまり積極的に社内では利用されていませんでした。しかしMicrosoft Teamsは必要なメンバーを集めて、ボタン一つでテレビ会議を開始することができます。Microsoftツールとの親和性も高いため、ExcelやPowerPointなどを参照しながらの打ち合わせもストレスフリーでできます。働き方改革の実現に向けてさまざまな取り組みをされている企業が多いかと思いますが、当社ではMicrosoft Teamsを活用することで社外にいるメンバーとも円滑なコミュニケーションを実現しています。実際に資料の共有を行ったり、通話相手にPC操作権限の承諾を受けることでリモート操作を行ったりなども可能となります。会議室の予約が埋まってしまっている場合なども自席でメンバーとオンライン会議ができるため、会議室までの移動時間・接続の準備時間などを削減し生産性向上に貢献したことは間違いありません」という。日々メール送受信件数の減少とテレビ会議増加の現状を踏まえると浅野井のツール選定判断は最適解であったことは確実だ。

実際に利用するユーザーからも
「Teams無しでの業務には戻れない」と高く評価

原田

横河レンタ・リース株式会社
マーケティング本部
CDセンター 第一課
原田 大輔

当社のマーケティング本部では全国の営業部門と打ち合わせを行いながら、それぞれのお客さまに最適な企画を実行しており、忙しい営業部門との打ち合わせにはMicrosoft Teams無しでの業務は考えられないという。「当社ではスマートフォンが会社貸与されており、Teamsのアプリがインストールされています。例えば営業が外出時でもスマートフォンから会議に参加することができるため、わずかな空き時間でも対面のコミュニケーションを取ることで、その後に実施される企画成功率が大幅に向上します。」(原田)

マーケティング本部CDセンターでは全員がテレワークを実践しており、自宅で業務を行う際も隣の席に話しかけるような気軽さでテレビ通話のボタンをクリックするという。生産性を落とさずに、柔軟な働き方を実現するツールとして活用されている。

今後はテレビ会議を活用したオンライン飲み会などもやってみたいと、コミュニケーションツールに対して高い期待を感じられた。

導入後の課題と今後の活用ビジョン

コミュニケーションツールとしての活用を促進するに伴い、セキュリティーについて見直しを行う必要があった。

1つ目はスマートフォンでの活用で、Microsoft Intuneを導入することでデバイス認証を実施しセキュリティーを担保した。

2つ目は社外とのコミュニケーションツールとして活用する上でのルールづくりである。

企業によって対応は異なると思われるが、当社では情報システム部門と法務部門とがディスカッションを行い、クラウドサービスである特性上のサービス停止などの場合に備えるルール策定を行った。

現在当社では取引先との資料共有や、お客さまとの商談などにもMicrosoft Teamsが活用されており、必要な情報を簡単にやり取りできている。結果として実際に顔を合わせる以上に密度の高いカスタマーエクスペリエンスを実現できているという。


いかがでしたでしょうか?
Microsoft Office 365を提供しているベンダーは日本国内に多く存在しますが、実際に高い意識を持って活用しているベンダーの情報システム部門として社内事例を作成しました。
もしOffice 365の導入やプランのアップグレードについてお悩みでしたら横河レンタ・リースにご相談ください。
ソフトウエアの自社開発までを行う、ITソリューションベンダーのレンタル会社としてきっとお客さまへ最適なご提案ができると思います。

会社情報

会社名 横河レンタ・リース株式会社
所在地 東京都新宿区西新宿1-23-7
新宿ファーストウエスト4F
資本金 5億2,800万円
社員数 780名
(2019年3月31日現在)
URL https://www.yrl.com/

・記載の会社名・商品名は各社の商標または登録商標です。
・記載事項は変更になる場合があります。

ページの先頭に戻る