あなたの知らない Microsost 365 の潜在能力～ Power Platform を利用して、生産性を爆上げする～

作成日：2023/08/30

あなたの知らない Microsost 365 の潜在能力
～ Power Platform を利用して、生産性を爆上げする～

「業務効率化」、「生産性向上」そして「DX」。
最近、これらのキーワードを聞かない日はないと感じている方は多いのではないでしょうか。
しかし、DXだってタダじゃできないし、潤沢に予算があるわけでもないので、そうそう簡単に取り組めるものじゃない、というボヤキも聞こえてきそうです。

ところが、意外と身近にあるシステムが、実はこれらのキーワードを実現するポテンシャルを中に持っている、ということは意外と知られていません。
そのシステムとはなにか、といいますと、この数年で一気に普及が進んだ Microsoft 365 (旧：Office 365) です。

Microsoft 365 に含まれている「 Power Platform 」って知っていますか？

Microsoft 365 といいますと、おなじみの Word や Excel、Power Point といったオフィスアプリや、メール (Exchange / Outlook) がサービス／アプリとして使えるサブスク (サブスクリプション) サービスだ、と答える方が大半でしょう。

ところが、Microsoft 365 にはいわゆる「ローコードツール」 (簡単なコード＜プログラミング＞で使えるツール)、「ノーコードツール」 (マウス操作など、コードを書かなくてもプログラミングできるツール) と呼ばれる自動化のためのサービスも含まれているのです。

Microsoft 365 の大企業向けプラン (エンタープライズプラン) である Microsoft 365 E3 / E5 / F3 で提供されるサービスの一覧を見ると、「 Power Automate 」「 Power Apps 」というサービスが含まれていることに気が付きます。
これらが「 Power Platform 」と呼ばれる、Microsoft の「ローコードツール」「ノーコードツール」のサービス (ツール群) なのです。

業務を協力かつ簡単に自動化できる「 Power Platform 」のサービス

「 Power Automate 」は、人が行っていたPC上の単純な繰り返し操作、例えば大量の Excel でのセルのコピペや、受信したメールの添付ファイルを自動で OneDrive 上の適切なフォルダに保存するといった操作を自動化することができる、いわゆるRPAツールです。

「 Power Apps 」は簡単なアプリをマウス操作で作ることができるビジネスアプリ構築ツールです。
例えば、データベースにアクセスして、在庫一覧リストを作る、ということぐらいなら、プログラミングしなくても作ることができるツールです。

この他、一部ライセンスプランにしか含まれませんが、「 Power Platform 」には、膨大なデータを分析・加工して可視化できるBIツール「 Power BI 」や、ローコードで業務用Webサイトを構築できる「 Power Pages 」などがあり、いずれも簡単な操作やコードを書くだけで、業務用のツールを簡単に作ることができます。

この「 Power Platform 」の強みは、他でもない Microsoft 365 に統合されていることです。
つまり、Excel や Outlook などのオフィスアプリ、Exchange・Share Point・Teams などの情報共有・コラボレーションツールなどが強力に連携可能な点にあります。

先にも少し書きましたが、例えば Exchange で受信したメールのうち、添付ファイルとして「請求書」の名前がついたPDFを自動で Share Point の特定の場所に保存し、Teams でメッセージを送る、といったことも「 Power Automate 」で自動化することが可能です。

(なお、一般法人向けの Microsoft 365 (Microsoft 365 Business シリーズ) には、「 Power Platform 」のライセンスは含まれませんが、別途有償で使うことは可能です。
また、デスクトップアプリ版の Power Automate Desktop や、制限はありますがテスト用としてであれば無償で使うことも可能です。)

「 Power Platform 」で脱「情シス依存」！？　

いかがでしょう。こんな強力なツールがライセンスの中で、無償で使えるわけです。
使わない手はありませんね。
でも、無償で使えるから、もったいないから使おう、というのは本質ではありません。

これらの「ノーコード・ローコードツール」は、これまで情シス部門や、サポートするベンダー、SIerが開発する必要があった業務用アプリを、(少しの知識は必要になりますが) ユーザー自身で簡単に作ることができる環境が用意されるようになった、ということが重要な点です。

つまり、これまで情シス部門やIT技術者に頼らざるを得なかった業務用のITツールが、より早く、より安く、より簡単に作ることができるようになり、情シス部門の負担を減らすことができることが期待できます。

実際、「 Power Platform 」のツール類をすでに活用している企業では、一般社員の生産性を向上させつつ、情シス部門の負荷軽減に成功している事例も多く出てきています。

情シス部門はできるだけ現業から手を離し。「IT戦略部門」へ

冒頭に述べた「業務効率化」、「生産性向上」そして「DX」は生産年齢人口が減りつつある今、ここで取り組んでおかないと、2030年には深刻な人材不足に陥ると予測されています (2030年問題)。
しかしながら、IT人材は慢性的に不足しており、DXを進めるにも、その核となる人的なリソースが割り当てられない課題 (2025年の崖) も取り沙汰される今だからこそ、情シス部門はさまざまな現業から手を離して、自らの強みである「ITリテラシー」の高さを生かして、今後のIT戦略を立案し、実行する力が求められています。

今回取り上げたような開発の「ユーザーセルフ」を取り入れ、アウトソーシングの活用により、ITインフラやIT資産管理といった負荷を取り除いていくことで時間を作り出すことは重要だと思われます。

「忙しい」という言葉を使う前に、一歩立ち止まって、本質的に自分たちの業務、そして会社全体の業務をどう効率化して、生産性を上げていくか、を真剣に考えなくては行けない時期に来ています。

当社では、さまざまな業務負荷軽減のソリューションを用意していますので、ぜひ興味があればご相談いただければと思います。