あなたの使っている Office は Microsoft 365 ですか？
～PC のライフサイクルを意識した Office アプリの使い方～

日々の業務に欠かせない、ワープロや表計算などの Office アプリケーション。
多くの企業では Microsoft Office を導入されていると思います。

この Microsoft Office、現在はライセンスの種類によって二つの導入方法があります。
一つは従来からある Office 2016 や Office 2019 のような、いわゆる永続 (買い切り) ライセンス型。
もう一つはサブスクリプション型、つまり継続的に使用料を支払うタイプのライセンスです。
こちらは Microsoft 365 として知られています。

近ごろでは Microsoft 365 に移行する企業も増えつつありますが、プレインストール版もある永続ライセンスを利用しているユーザー・企業も多いようです。
実は、Microsoft 365 の機能を最大限に生かすと、ライフサイクル管理を意識したPC運用が大変効率的に行えるようになります。
今回は Microsoft 365 を使うメリットをご紹介していきます。

Microsoft 365 はクラウドサービス？

よく Microsoft 365 はクラウドサービスとして語られることがありますが、実際にはクラウドをベースとした、統合ビジネスサービスとしてとらえたほうが正確です。
一般法人用の「Microsoft 365 Business」は従来の永続ライセンスと同様、Windows・Mac に対応したデスクトップ版 Office アプリケーションに加え、1TBの容量を持つクラウドストレージサービス One Drive for Business (以下、One Drive) を使うことが可能です。

さらに「Microsoft 365 Business Premium」では、メールサービス Microsoft Exchange Online、メッセージングシステム Microsoft Teams、情報共有インフラの Microsoft Share Point などのクラウドサービスを使うことができます。
つまり Microsoft 365 は、単なるオフィスアプリケーションの枠を超えた、コラボレーション (協働) を支援するサービスとなっています。

また Windows 10 と同様に、各アプリケーションの継続的なアップデートが行われることも大きな特徴の一つです。
2018年に発売された最新の永続ライセンス版である Office 2019 に搭載されている機能は、すべて先に Microsoft 365 の機能として追加されたものばかりです。
したがって Microsoft 365 は、「常に最新の Office」であるといえるでしょう。

管理者の負担を減らす Microsoft 365

Microsoft 365 Business Premium は企業で利用するための管理機能が充実しています。
ユーザー管理やライセンス管理、クライアントにインストールされている Office のバージョン管理や各種の設定は専用のWebダッシュボードで行えるので、日々の管理業務であれば簡単に行うことができます。
また Microsoft 365 Business Premium で使える Microsoft Exchange Online は、 Microsoft 社が運営するクラウドメールシステムです。
自社でメールサーバーを運用していた場合、Microsoft Exchange Online へ移行することでメールサーバーの運用工数を削減することが可能です。

レンタルと組み合わせてPCのライフサイクル管理を強化

働き方改革に伴う生産性向上を実現する方法の一つとして、性能の高いPCを業務に使うことで生産性を高める手法が注目されています。
この手法では、PCの性能面に注目して使用期間 (寿命) を管理することが重要です。
この性能寿命に基づくPCの運用管理は「PCライフサイクルマネジメント (管理) 」と呼ばれています。
レンタルPCは使用期間に合わせてPCのコストを費用化できるため、経費の管理上、そして会計上もオフバランス化ができるなど、メリットがたくさんあります。

このレンタルPCにサブスクリプション型の Microsoft 365 を組み合わせることで、ソフトウエアを含めたPCコストの管理を効率的に行うことが可能になります。
PCコストの算出は、PC レンタル料 ＋ Microsoft 365 使用料という形で月額費用化ができ、PCコストの予算化が可能になります (この費用で常に最新版が利用可能です)。
さらにライセンス管理も1ユーザーに対し Microsoft 365 が1ライセンスとして管理できるので、PC調達の際にライセンスを気に掛ける必要がなくなります。

One Drive for Business の活用で、短期化するPCのライフサイクルにも対応

PCライフサイクルが短期化することで悩ましいのが、PC入れ替え時のデータ移行です。
今や数百MBから数TBまで内蔵ディスクが大容量化し、PCのリプレースに伴うデータ移行も一苦労です。

このような課題には Microsoft 365 で提供される One Drive for Business をうまく利用することで、「データ移行」の時間をほぼゼロにすることが可能です。
One Drive を設定することで、PCのデータは常にクラウド上の One Drive for Business に自動でバックアップされるため、PCのリプレース時もいちいち古いPCのデータをバックアップする必要はなくなります。
またPCが急に故障してしまっても、大半のデータはバックアップされているため、データ損失を最小限に抑えることができます。
しかしユーザーの運用に頼る部分があり、完全なデータ保全にはなっていません。

この One Drive for Business を利用して、さらに利便性やデータ保全、セキュリティーの強化を図ることができるのが、横河レンタ・リースの提供する「Flex Work Please Passage Drive」(以下、Passage Drive) です。
Passage Drive は、クライアントPCにデータを残さない「データレス PCTM」を実現する、「Flex Work Please Passage Drive」というソフトウエアであり、One Drive for Business 環境に対応しています。
Passage Drive を使うことでローカルのPCにはデータが保存されることなく One Drive に直接保存されるため、クライアントPCを「データレス PC」として使うことができるようになります。
これにより情報漏えい対策はもちろんのこと、PCリプレース時のデータ移行は不要となり、移行時間短縮や管理面の負担軽減を実現します。

Microsoft 365 を導入していても、意外と One Drive for Business が利用されていないということもよく聞きます。
1TBの大きな容量を持つ One Drive for Business。
Microsoft 365 なら標準で付いてくるこのサービスを使わない手はありません。
さらに Passage Drive と組み合わせて、運用・管理、そしてデータ保全などの恩恵を受けてみませんか。

当社サービスのご紹介

• ● パソコン (PC) レンタル
• ● Microsoft 365 クラウドサービス
• ● Passage Drive