社内パソコン導入はレンタルが最適！ノートパソコンの調達を考えるときのポイントを解説

作成日：2021/09/01
更新日：2022/06/02

社内パソコン導入はレンタルが最適！ノートパソコンの調達を考えるときのポイントを解説

パソコン調達の際、購入ではなくパソコンレンタルを利用することで、情シスの業務負担を軽減できる可能性があります。

パソコンレンタルというサービスは、スポット利用というイメージをお持ちの方もいると思われますが、実は社内パソコンを管理する情シスの負担を軽減する手段として良い選択です。
今回はノートパソコンのレンタルについて、解説します。

パソコンの調達を検討されている情シス担当者・管理者の方は、ぜひご覧ください。

レンタルはノートパソコンがおすすめ

最初に「ノートパソコンレンタルのどこが良いのか」という疑問を解決するために、おすすめする理由を3つ解説します。

調達に関する情シスの業務が削減できる
パソコン故障時における対応がスムーズ
利用料は経費として計上できる

調達に関する情シスの業務が削減できる

ノートパソコンレンタルを利用すると、調達に関する情シスの業務負担が削減できます。

レンタル会社に相談することで、自社の要望 (期間・スペック・用途など) をもとに、最適な機器やプランを提案してくれるためです。
さらにパソコンの配送も、レンタル会社が短納期で指定場所へ納品します。

ノートパソコンを購入・リースする場合、情シスは以下のような業務を負担することが多いのではないでしょうか。

必要なスペックやパソコンの検討
調達先ベンダーの選定
社内での調達手続き
納品スケジュールの調整や保管場所の確保
導入時におけるパソコンのセットアップ

しかしレンタルの場合、情シスは必要な時に必要な台数をレンタル会社にメールなどで連絡を行うだけです。(※注文書のメール送付）

また社内の標準PCを決めて安定調達したい方は、レンタル会社のラインナップから標準PCを設定し、納品前にパソコンのセットアップ済みでお届けするため、パソコン調達に関する情シスの負担を大きく軽減できるでしょう。

パソコン故障時における対応がスムーズである

レンタルを利用すれば、故障時における対応がスムーズとなります。

レンタルしているパソコンが故障した場合は、最短翌日には同等のパソコンが代替え機として手配されます。
そして修理にかかるコストは最初からレンタル料金に含まれており、レンタル会社が負担するため、原則お客さまの出費は発生しません。
さらに故障や不具合についてのマルチベンダーで相談ができる、サポートセンターを設置しているレンタル会社も多いため、メーカーごとに問い合わせる必要がなく手間がかかりません。

それに対して購入やリースの場合は、パソコンが故障すると新規購入や修理などの対応が必要となります。
故障のタイミングは想定ができないため、ユーザーからの急な依頼で業務が止まり、購入と修理、どちらの場合も自社で修理の依頼をしたり見積もりを取ったりしなければなりません。
また、手配の作業だけではなく費用の確保もしなければなりません。
パソコンの保証期間が終了していると、修理には追加費用がかかる可能性もあり、予想外の費用発生に対するお伺いを立てる手間もかかるでしょう。
最初から故障に対する対応がスムーズなパソコンレンタルには運用面において優位性があります。

利用料は経費として計上可能である

レンタルの利用料は、経費として計上可能です。

レンタル会社は、パソコンを初期化し複数のお客さまに安全にレンタルできる仕組みをもっているため、レンタル会社の在庫モデルであればいつでもキャンセルが可能です。
そのため、利用期間や債権 (残レンタル料金) が確定しない契約であるため、毎月の経費として利用することができます。

それに対して購入やリースでは、資産としての計上が必要です。
固定資産としての申告が必要なため、減価償却の対象となり企業によっては経理部門の手間がかかっている可能性があります。
資金面で余裕がある企業であれば、買い取りを選択するケースもありますが、なるべく資産を持たず利用モデルを選択される企業も増えている中では、会計面においても購入以外の選択肢も検討してみはいかがでしょうか。

ノートパソコンレンタル (長期・短期) を利用する際のポイント

ノートパソコンレンタルを利用する際には、以下3つのポイントをチェックしましょう。

貸し出しているノートパソコンのスペック
ノートパソコンレンタルの相場
利用開始後のサポート体制

貸し出しているノートパソコンのスペックを確認する

貸し出しているノートパソコンが、どのようなスペックであるのかに注目しましょう。
スペックを確認する際に注目すべき項目の例は、次の通りです。

CPU
メモリ
ストレージ
インターフェース
重量や薄さ

利用するソフトウエアによって求められるスペックは異なります。
特にリモートワークが増えている働き方においては、Zoom や Microsoft Teams などの Web会議ツールの動作に処理性能が必要です。
そのため業務要件を踏まえて、情シスは必要なパソコンスペックをある程度決定しておかなければなりません。

そして、レンタル会社には自社の業務要件を満たせるスペックのパソコンがあるかどうかを確認します。
大手のレンタル会社であれば幅広い在庫ラインナップから「どのようなスペックのパソコンを選べばいいか」という相談ができるため、まずは相談してみても良いでしょう。

ノートパソコンレンタルの相場を把握する

ノートパソコンレンタルを利用する際には、料金相場も確認しておきましょう。

相場を把握しておかないと、「同じサービス内容なのに相場より高い料金で契約してしまった」と後悔する可能性があるためです。

基本的にノートパソコンのレンタル料金は、以下の観点で決定されるケースが多いです。

メーカーの市場価格
パソコンのスペック
レンタル期間

レンタル会社によっては商品の基本料金が異なるため、同じようなスペックのパソコンを異なる会社で比較して、レンタル料金の相場を把握しておきましょう。

また、調達期間や調達台数によってレンタル時の割引や追加サービスについても、レンタル会社によって差があります。
そのため、価格においては実際にWebなどで品揃え情報を確認したり、長期レンタルの場合は各社へ見積もり依頼をおこない比較すると良いでしょう。

比較検討時には、サポート内容や体制を確認する

ノートパソコンレンタル時には、サポート内容や体制にも注目しておきましょう。
故障時やトラブル時などのサポートが充実していないと、情シスに負担がかかってしまうだけではなく、会社全体の業務に支障をきたす可能性があるためです。

基本的にパソコンレンタルでは、故障時のサポートサービスが付帯されていますが、以下の点においては各社違いがあるケースがあります。

専任のサポート窓口の設置
自然故障以外の事故対応 (動産保険の有無)
代替え交換時の再キッティング費の有無　※初回にキッティングを依頼する場合

そのため初回のレンタル料金の比較だけではなく、トータル的にメリットがある会社を選択しましょう。

まとめ

ノートパソコンのレンタルには、情シスの負担を軽減できるメリットがあります。
調達作業や故障時における対応が簡略化されるため、パソコンの台数が多くとも情シスは最低限の負担で済むでしょう。

ただしノートパソコンのレンタル会社にはさまざまな種類があり、会社によって取り扱うパソコンの種類が異なります。
自社が求めるパソコンのスペックをあらかじめ想定し、そのスペックを提供しているレンタル会社を選択しましょう。