Office アプリの「リボン」基礎や「タブ」「グループ」「コマンド」の上手な使い方

Office アプリの「リボン」を上手に使うコツはありますか？

まずはリボンの構成を知っておくといいわよ。「リボン」は「タブ」と「グループ」によって、よく使われる「コマンド (命令) 」を分類して一覧表示しているの。

「タブ」が大分類で「グループ」が小分類、というイメージですか？

その通り。でも「ファイル」タブだけはほかと違うのは分かる？

「ファイル」タブだけ「リボン」の切り替えではなく別画面が開きますよね。

そう。開いた画面は「Backstage (バックステージ) 」とも呼ばれているわ。

説明

Office アプリで採用されている「リボン」は、「タブ」と「グループ」によって、よく使われる「コマンド (命令) 」を分類し一覧表示することで探しやすく、覚えやすく、操作もしやすくしています。

ただし「リボン」の上に並ぶ「タブ」で一番左の「ファイル」タブだけはほかと違って、「リボン」の切り替えはなく、別の画面が開きます。

開いた画面は「Backstage (バックステージ) 」とも呼ばれ、ファイルの新規作成、開く、保存、印刷、オプションの操作などができます。

それ以外の「タブ」は、Office アプリの編集画面で使うために分類された「コマンド」ボタンを「リボン」に表示しています。

中でも「ホーム」タブにはよく使う「コマンド」が集められているので、「ホーム」タブ内の「グループ」と「コマンド」を把握しておくと基本操作がしやすくなります。

例えば Word の「ホーム」タブでは「クリップボード」「フォント」「段落」「スタイル」「編集」などの「グループ」に分けられています。

この分類からも Word は文章の作成や編集がメイン作業のアプリだと分かります。

「ホーム」以外の「タブ」も、名前通りの分類なので難しくありません。
実際にクリックして、中の「グループ」「コマンド」を確認してみましょう。
また「ホーム」「挿入」「校閲」「表示」などのタブは、Office アプリで共通なので、ひとつのアプリで慣れると他のアプリでも同じように使えます。

Word で最初から並んでいる「ファイル」以外の「タブ」

ホーム：文章の書式変更やコピー＆貼り付け (ペースト)、検索など、文章作成や編集中に頻繁に使うコマンド類
挿入：ページ、表、図、リンク、ヘッダー、テキストなどを挿入
描画：描画ツール、ステンシル、変換、挿入、再生などを実行
デザイン：基本となるテーマの選択やドキュメントの書式設定
レイアウト：余白やサイズなどページ設定、段落や配置の設定
参考資料：目次、脚注、索引、引用文献などで使うコマンド類
差し込み文章：あいさつ文の差し込み、はがき・封筒・ラベルなどの差し込み印刷に関するコマンド類
校閲：文章校正、コメント、変更履歴、文書の保護など
表示：印刷や編集時のレイアウト表示、分割表示やズームなど
ヘルプ：ヘルプ画面や新機能ガイド、トレーニングなどを表示

Excel で最初に並んでいる「ファイル」以外の「タブ」

ホーム：入力した数値や文字列のスタイル変更。セルの挿入、検索やコピー＆貼り付け (ペースト) など作業で頻繁に使うコマンド類
挿入：テーブル、図、グラフ、リンク、テキストなど挿入
ページレイアウト：テーマ設定や各種ページ、レイアウト設定
数式：関数ライブラリからの挿入や名前付け、分析など
データ：外部データの取り込み、並べ替え、フィルター、ツール、アウトライン表示などデータを扱うコマンド類
校閲：文章校正、コメント、変更履歴、シートの保護など
表示：印刷や編集時のレイアウト表示、固定表示やズームなど
ヘルプ：ヘルプ画面や新機能ガイド、トレーニングなどを表示

あと知っておきたいのは、その操作対象がない場合、表示されない「タブ」もあることです。
つまり、その状態で使われない「コマンド」は非表示になっており、誤操作や迷いがないように工夫されています。

例えば「挿入」タブの「図」グループで「図形」を挿入すると、その「図形」を選択時のみ「図形の書式」タブが追加で表示されます。