保護者の安心と施設の信頼を高める Microsoft Forms 活用について

作成日:2020/12/04

お役立ちコラム

保護者の安心と施設の信頼を高める Microsoft Forms 活用について

新型コロナウイルスが猛威を振るう中で、これからもマスクや検温などの「新しい生活様式」が定着しつつあるのではないでしょうか?
今回は Microsoft 365 の中でも特に Forms 活用にフォーカスし、お子さまを預かる施設に特化した参考例を紹介します。
PCのスキルが無くても簡単に作成できるツールをつかって、より便利に利用者満足度と施設の信頼を高める取り組みです。

日々の検温報告を紙ベースで管理されていませんか?

コロナ禍でお子さまを預かる際の対応について、日々工夫を積み重ねていらっしゃるのではないでしょうか?
施設の安心・安全を守るために妥協のない取り組みが不可欠です。
一方で手間が大幅にかかってしまっては、形式だけの作業になってしまい本末転倒です。
特に紙ベースでの管理は、集計作業や保管管理などの手間がかかってしまいます。
そんなとき、例えば Forms を活用すればこんな使い方ができます。

こんなウェブフォームを作成して保護者の方にPC・スマートフォンから入力いただければ、ペーパレス化でき、簡単に管理することができます。

受け取ったデータのチェックに時間が掛かっていませんか?

紙ベースで受け取った健康チェックシートを1つずつ目検していくと、人数が増えれば増えるほど大変な工数になります。
当然いままでなかった作業ですので、他業務にも影響が発生し生産性の低下につながる可能性もあります。
Forms を活用すればデータをExcelに書き出すことが可能ですので、
簡単に37.0℃以上のお子さまの絞り込みをかけることも可能です。

アプリケーション上でのフォーム回答確認画面

Excelに書き出したデータ一覧画面

利用者への展開も非常に簡単です

せっかく作成した入力フォームをどのように展開するのかが気になるポイントではないでしょうか。
心配は要りません、展開作業は非常に簡単です。

1. URLによる展開

緊急連絡網などのメール登録先に一斉配信も可能です。

2. QRコードによる展開

印刷したQRコードをスマートフォンから読み取っていただき、アクセスすることも可能です。

課題

スマートフォンをお持ちではない方への対応

一部の方は紙での運用が残ってしまう可能性はあります。
しかし受け渡しの書類を最小限にすることに取り組んでみてはいかがでしょうか?

Formsを活用できる人材がいない

横河レンタ・リースはFormsの利用方法についてもサポートします。
専任オペレーターもおりますのでご安心ください。

PCに詳しい人材がいない

横河レンタ・リースではPC購入よりもお得なレンタルで提供しています。
利用中の故障対応もカスタマーサポートセンターが対応します。(標準付帯)

PCレンタルサービスについてはこちら (ITレンタル特徴とメリット(長期レンタル))

従来なかった仕事をどう効率化するのか

コロナ対応という言葉では片づけられないくらい、健康管理に伴う業務は日々増加しています。
安全性は生産性や効率化と引き換えにするべきではありませんが、1つのアイデアとして Forms を活用することで安全性を高めながら効率化もできるのではないでしょうか。
使い方はお客さまのアイデア次第です。抱えておられる業務負担軽減のヒントになれば幸いです。

執筆

原田 大輔 (横河レンタ・リース株式会社 マーケティング本部 CDセンター)

原田 大輔 (横河レンタ・リース株式会社 マーケティング本部 CDセンター)

Flex Work Placeをはじめとする、情報システム管理者の課題解消ソリューションのマーケティングを担当。
業界を問わず各社とコラボレーションした企画やウェビナーを多数開催している。
趣味の自動車好きが高じて、くるまマイスター検定1級を取得。
時間があれば近未来の水素/電気で刷新される自動車の未来について考えている。

お問い合わせ

お気軽にお問い合わせください

ページの先頭に戻る