今どきの業務用PC選びと運用管理
～多様化するニーズと運用管理の効率化をどう両立するか～

従来のPC選択：コスト・運用重視、ユーザーニーズ軽視

2010年代まで、企業が業務用PCを調達する際に重視していたのは、「安さ」でした。
いわゆるオフィスソフトが使えればいい、と比較的低スペックのPCを大量に調達することでコストを下げる、という点に主眼が置かれていました。

大量調達はもう一つメリットがあります。
それは、運用管理面です。
まとまった台数のPCを運用すると必ず発生するのが不具合や故障です。
何百台も運用していると、数台で初期不良の発生や、使っているうちにユーザーの不手際で故障や破損が発生することがあります。
このようなトラブル発生時の故障手配や、代替機の手当などを行う運用管理者から見れば、生産性がないにも関わらず、非常に工数を取られる業務です。

そこで、少なくともメーカーや機種が限られていたほうが、業務負荷がいくらかでも下げられることから、機種を絞っているという選択をしている企業も少なくありませんでした。

変わるPCの選択：働き方改革、コロナ禍、人手不足による生産性向上

この風向きが変わり始めたのが、2010年代後半でした。
いわゆる働き方改革が叫ばれるようになり、リモートワークが徐々にですが導入され始めたことから、それまで安価なデスクトップPCやA4サイズのノートPCが主流だった業務用PCから、モバイルPCに切り替える企業も増えてきました。

この動きに拍車をかけたのが2020年に始まるコロナ禍でした。
これまで概念ではわかっていたものの実感がなかったBCP (事業継続計画) というものに直面し、家でも仕事をできる環境を構築しなければ、業務が続けられないという現実を目の当たりにしました。

さらに近年、ポストコロナ禍の時代を迎え、ビジネス活動が再び活発化する中で、少子高齢化による労働力不足が顕在化してきました。
いわゆるDX (デジタル・トランスフォーメーション) を推進して、人手不足を補うために、業務を根本的にデジタルやAI活用にシフトしていこうという流れの中で、ユーザーの働き方にマッチした、より生産性の高いPCが求められるようになってきました。

情報システム部門を悩ませるPC運用管理の現実

このようにユーザーニーズが多様化する中、これまでの「同一機種を大量調達」を前提としたPC調達は、ともすると企業活動の足を引っ張る事になりかねない状況になりつつあります。

一方で、ユーザーニーズに合わせたPCの調達・運用は、PC運用管理を行う情報システム部門などから見ると、業務負荷増大という新たな課題を抱えることになります。
PCのライフサイクルは、調達、導入、運用管理、そして更新・廃棄という一連のプロセスから成り立っています。
それぞれのフェーズにおいて、情報システム部門は多大な工数とリソースを割かれています。

例えば、新しいPCを導入する際を考えてみましょう。

1. 機種選定や必要スペック・台数調査
2. 複数の発注先選定や保守契約の管理、そして複雑な受け入れ業務
3. 受け入れたPC1台1台に対するキッティング、マスター制作、ソフトウエアのインストール、そして資産登録

これらの作業は、台数が増え、さらに機種が増えれば増えるほど膨大な時間と手間を要します。
これらの煩雑なPC運用管理業務は、情報システム部門が本来注力すべきDX推進やセキュリティー強化、IT戦略立案といった企業のコアバリューを生み出す業務から、そのリソースを奪ってしまっているのが現状です。

そろそろ情報システム部門の業務から、PC運用管理を外しませんか？

繰り返しになりますが、DX推進やAIの導入、セキュリティーなど、情報システム部門がその専門性を期待され、企業活動に直結する業務は増える一方です。
他方で、重要ではありながらも、正直あまり生産性のない割に工数のかかるPCの運用・管理業務を抱えながら、これらの「攻め」の取り組みに携わるのは、重荷ではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、PC運用管理のアウトソーシングです。
PCのライフサイクル全般に関わる業務を可能な限り情報システム部門から外に出し、最小限の管理だけに業務をとどめることで、DX推進などにまい進できる環境づくりをしてみてはいかがでしょうか。

その際のポイントを挙げると、

• ユーザーに任せられることはユーザーに
• 外部に任せられることは外部に

です。

アウトソーシングというと「＝外注」というイメージですが、それでは社内のユーザー対応を手放すことができません。
あわせてユーザーの負担がない範囲で、「ユーザーセルフ」の形にすることが、PC運用管理におけるアウトソーシングのポイントです。

真のPC運用管理アウトソーシングを実現する「Cotoka for PC」

このような「ユーザーセルフ」＆「外部委託」のPC運用管理を実現するのが、横河レンタ・リースの「Cotoka for PC」です。

Cotoka for PC は、PCの調達からセットアップ、運用、更新、廃棄に至るライフサイクル全体を自動化・簡素化する革新的なプラットホームです。
横河レンタ・リースが100万台を超えるレンタルPCの運用管理実績と約6,900社の取引社数、年間16万台以上のキッティング実績から得た豊富なノウハウがこのサービスに凝縮されています。

Cotoka for PC が実現する「ユーザーダイレクト」のメリット

Cotoka for PC の核となるのは、「ユーザーダイレクト」というコンセプトを具現化するWebベースの「Cotokaプラットホーム」です。
このプラットホームを通じて、ユーザーは以下のことを直接行うことが可能になります。

• PCの選択、申請
  ユーザーがあらかじめラインアップされたPCを自分で選択し、申請することが可能
• 配送状況の確認
  オンラインでPCの配送状況が可能。会社だけでなく自宅への配送にも対応
• PCの更新、返却対応
  リプレースも、退職時の返却もオンラインで対応可能
• PCに関する問い合わせや故障交換依頼
  トラブル発生時の問い合わせや交換依頼もすべてオンラインで対応可能

これにより、PCの調達・運用に関することは大半が「ユーザーセルフ化」される一方で、情報システム部門のPC運用管理業務は大幅に削減され、残った業務もシンプルかつ簡単に行えるようになります。
具体的には、PCのキッティング作業が不要になったり、大規模なPC入れ替え時の工数とリードタイムが大幅に削減されたりします。
また、PCが故障した場合でも、ワンクリックで新しいPCが最短当日出荷され、業務が止まる時間を最小限に抑えることができます。

業務効率化から戦略的ITへ

Cotoka for PC を導入することにより、情報システム部門は多様化するユーザーニーズに応えつつ、PC運用管理の工数を大幅に削減することが期待できます。
その結果、PC運用管理から開放された情報システム部門は、企業のIT戦略やDX推進といった本質的な業務に集中し、自社の成長に大きく貢献することができるでしょう。
多様化するPCニーズへの対応、PC運用管理負荷の軽減といった課題にお悩みがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

「Cotoka for PC」のサービスについては こちら をご覧ください。

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