IT資産管理台帳のテンプレートを無料配布！管理の必要性とあわせて紹介

IT資産管理とは

IT資産管理とは、社内で使用しているPCやソフトウエア、サーバーといったIT資産を管理することを指し、主に Microsoft Excel や Google スプレッドシートなどの表計算ソフトを用いて台帳管理が行われます。

IT資産管理を適切に行うことで、社内のIT資産を誰が使用しているのか、購入してからどのくらい経過したのか、誰も使用していない機器はあるかなどの情報をすぐに把握できるようになり、不要なIT資産の購入による出費を防げるなどのメリットが多くあります。

特にPCにおいては、耐用年数が過ぎて不具合が生じた際、業務に影響が及ぶ可能性があることから、PCLCMを適切に行うためにもIT資産管理が重要といえるでしょう。

なお、IT資産を含む資産管理や、社内で資産管理を徹底する重要性について詳しくご紹介している記事もあるため、ぜひあわせてご確認ください。

なぜIT資産管理台帳で管理する必要があるのか

IT資産管理では、各IT機器に関する情報を Excel などを用いて視覚的にわかりやすくまとめられるため、上記でご紹介したように、IT機器の使用状況の素早い把握や、不要なIT機器の購入の防止といった効果が期待できます。
ここからは、なぜIT資産管理台帳で管理する必要があるのかを詳しくご紹介します。

IT資産の状態や使用状況を把握しやすくするため

IT資産を誰がどこで使用しているのか、どのようなソフトウエアがインストールされているのか、最新バージョンへのアップデートは済んでいるかなどを明確にすることで、各IT資産の買い替えや修理、アップデートのタイミングなどを把握しやすくなります。

また、管理台帳で1カ所に情報を集約しておくことによって、IT資産の状態や使用状況を一括で管理できるため、管理業務の効率化にもつながるでしょう。

特に、リモートワークを取り入れている企業においては、社内外のさまざまな場所で従業員がIT資産を利用するため、IT資産の紛失やアップデートの漏れなどを防ぐためにも、管理台帳を用いて管理することが大切です。

企業のセキュリティーを強化するため

必要なアップデートが適用されていなかったり、業務用PC・スマートフォンなどの使用状況が把握できていなかったりするなど、IT資産を適切に管理できていないと、ソフトウエアの脆弱 (ぜいじゃく) 性を狙ったサイバー攻撃や、盗難などのセキュリティー被害に遭う恐れがあります。

例えば、OSなどのソフトウエアにはサポート期限 (EOL) が設けられており、期限を過ぎるとメーカーからのセキュリティー対策や技術的なサポートなどが受けられなくなります。
EOLを迎えた製品を使い続けることで、脆弱 (ぜいじゃく) 性を狙ったサイバー攻撃を受けるリスクが高まるので、企業のセキュリティーを維持するためにも、IT資産管理台帳で各IT資産のEOLやアップデート状況の把握を徹底し、適切なタイミングでソフトウエアのアップデートや買い替えを行うことが大切です。

無駄なコストの発生を抑えるため

IT資産管理台帳で社内のPCやスマートフォンなどの使用状況を一元管理することで、現在使用していないIT資産の有無を把握しやすくなります。

例えば、PCの使用状況が明確に把握できていない場合、現在使用していないPCがあるにもかかわらず、新入社員の入社に伴い新たなPCを購入し、無駄なコストを発生させてしまう可能性があります。

このように、現在使用中の端末やソフトウエアのライセンスといったIT資産の使用状況を管理台帳で管理しておくことで、不要な端末やライセンスの購入費を削減できるでしょう。

企業のコンプライアンスを遵守するため

各ソフトウエアには、1つのライセンスで何台のPC上でソフトウエアを使用できるかなどの規約が設けられています。
ライセンスの使用状況を適切に管理できていない場合、意図せず「ライセンスで認められている台数以上のPCにソフトウエアをインストールしてしまった」といったライセンス違反が生じる可能性があり、企業の信用にも関わります。

IT資産管理台帳でライセンスの使用状況も管理しておくことで、ライセンス違反を防ぎ、企業のコンプライアンス遵守につながるでしょう。

IT資産管理を怠ることで生じるリスク

ここまで、IT資産管理台帳でIT資産管理を行う必要性についてご紹介しました。
IT資産管理を怠ることで、棚卸し作業の負担が増加したり、ライセンス違反による違約金が発生したりする恐れがあります。
ここからは、IT資産管理を怠ることで生じるリスクについて詳しくご紹介します。

棚卸し作業の負担や不要な出費

IT資産管理を日ごろから行っていることで、社内で使用しているPCやスマートフォン、サーバー、ソフトウエアなどの一通りのIT資産の管理番号や機種名、購入日、使用者といった情報がすでに管理台帳にまとめられているため、必要な項目のみ更新するなど、棚卸し作業を効率よく行えるようになります。

IT資産管理がおろそかになることで、棚卸し作業の負担が増えたり、各IT資産の使用状況の把握に時間がかかったりするため、IT資産管理者のリソースの圧迫や、新規購入が必要なIT資産の調達の遅延といったリスクが生じるでしょう。

また、「なぜIT資産管理台帳で管理する必要があるのか」でも触れたように、各IT資産の使用状況を把握できていない場合、余分な端末やライセンスがあるにもかかわらず新たに購入してしまい、不要な出費が生じる恐れもあります。

ライセンス違反による違約金

ライセンス契約時の規約の範囲を超えてライセンスを利用し、ライセンス違反をした場合、多額の違約金が発生する可能性があります。
IT資産管理においてライセンスの管理が徹底できていないと、故意でなくともライセンス違反を起こしてしまうケースがあり、違約金だけでなく、「コンプライアンスを遵守できていない企業」として顧客から企業への信頼が低下する恐れもあります。

ライセンス違反を避けられるよう、「現在使用中のライセンスは何か」「ライセンスの規約の範囲内で使用できているか」といった情報を常に管理しておくことが大切です。

サイバー攻撃による情報漏えい

アップデートが行われていないOSやソフトウエアなどを使用し続けていると、それらの脆弱 (ぜいじゃく) 性を狙ったサイバー攻撃を受けやすくなり、企業の機密情報が漏えいする可能性があります。

ソフトウエアの各メーカーでは、脆弱 (ぜいじゃく) 性に対する攻撃を防ぐためのパッチや更新プログラムを提供しているため、サイバー攻撃による被害を防ぐためにも、IT資産管理を怠らずに行い、更新が必要なソフトウエアに対して都度パッチや更新プログラムを適用させることが大切です。

なお、現在も手口が巧妙化し続けているサイバー攻撃の一つに「ランサムウエア」があります。
ランサムウエアの特徴や対策方法について詳しくご紹介している記事もあるため、ぜひあわせてご確認ください。

IT資産管理台帳のテンプレート

ここまで、IT資産管理台帳でIT資産管理を行う必要性や、IT資産管理を怠った場合に生じるリスクについてご紹介しました。
中には、「IT資産管理を行うことが重要なのは理解したけれど、どのように管理台帳を作ればよいかわからない」といった方もいるのではないでしょうか。

ここでは、今すぐ使えるIT資産管理台帳のテンプレート (Excel) を無料で提供します。
なお、テンプレートに記載されている各項目について詳しくは、以下でご紹介しています。

• ● テンプレートのダウンロードはこちら

圧縮ファイル形式：zip (22KB)

基本情報

初めに、管理するIT資産の管理No.や種別、メーカー、型番、シリアルナンバーなどを記載します。
管理番号は各PCやスマートフォンなどの端末にラベルで貼り付けておくことで、どの端末がどの番号であるかを把握しやすいでしょう。

基本情報は、主に以下のようにまとめます。

使用状況

各IT資産が現在使用されているのか、修理中なのか、誰も使用していないのかなどを把握できるよう、使用状況を記載します。
また、使用状況とあわせてIT資産の貸与日・返却日も記載しておくことで、買い替えの時期も検討しやすいでしょう。

使用者の情報

上記の使用状況とあわせて、どの部門の誰が使用しているのか、使用者の情報を記載します。
使用者の部門や氏名だけでなく、連絡先を記載しておくことで、IT資産に関して問い合わせる際にも便利です。

資産状態

IT資産の資産状態を把握できるよう、取得年月日を記載しましょう。
10万円以上のPCなどの固定資産を管理する場合は、固定資産に関する項目も設けておくと管理しやすくなります。

保守契約の情報

サーバーやクラウドサービスなど保守契約を結んでいる製品を使用している場合は、保守契約の情報も記載しておくことで、製品に不具合やトラブルが生じた際に迅速に対処しやすくなります。

OS・セキュリティーソフト

PCなどの端末のOSのバージョンや、使用しているセキュリティーソフトの情報を記載します。
OSのバージョンを記載しておくことで、アップデート状況や新しくソフトウエアをインストールする際の互換性などを確認しやすくなるでしょう。

管理責任者の情報

IT資産の管理を行う部門や管理責任者の情報を記載します。
端末やソフトウエアに不具合やトラブルが生じた際は、管理責任者に連絡することになるため、迅速に解決するためにも重要な項目です。

登録者の情報

IT資産管理台帳を登録・更新した際の登録者名や更新日時を記載します。
登録者の情報が明記されていることで、誰がいつ変更したかが明らかになるため、登録情報の管理に役立ちます。

ソフトウエアのライセンス情報

使用しているソフトウエアのライセンス購入日やライセンス数といった情報を記載します。
このように管理台帳にライセンス情報を記載しておくことで、規約の範囲を超えた使用によるライセンス違反を防げるでしょう。

表計算ソフトでIT資産管理台帳を作成するメリット

ここまで、IT資産管理台帳のテンプレートとあわせて、管理台帳に必要な各項目をご紹介しました。
上記のテンプレートを用いることで、表計算ソフトでIT資産管理が行えるようになりますが、表計算ソフトでのIT資産管理にはメリットやデメリットがあるため、注意が必要です。
まずは、メリットからご紹介します。

カスタマイズしやすい

表計算ソフトでは自由に項目の追加や削除が行えたり、企業の特性やニーズに応じて表の形式を変更したりなど、カスタマイズ性に優れたIT資産管理台帳を作成できる点が特長です。
また、表計算ソフトの知識やスキルがある場合は、関数やマクロを使用し、より使い勝手のよい管理台帳を作成できるでしょう。

このように、表計算ソフトでは企業ごとに適したフォーマットで管理台帳をカスタマイズできる点が強みといえます。

使い慣れている従業員が多い

Excel や Google スプレッドシートなどの表計算ソフトは業務で使用する機会も多いため、項目の追加や削除、入力方法などの基本的な操作を従業員にレクチャーせずとも、基本的な操作が可能です。

専用のIT資産管理ツールを使用した場合、ツールによっては操作が難しくうまく活用できないといったケースも考えられるため、普段から表計算ソフトを用いて業務を行うことが多い企業の場合は、表計算ソフトで管理台帳を作成することで活用しやすくなるでしょう。

コストを抑えて管理台帳を運用できる

表計算ソフトを管理台帳に用いることで、コストを大幅に抑えてIT資産管理ができるようになる点も大きなメリットでしょう。
例えば、Google スプレッドシートは無料で作成できる Google アカウントがあれば誰でも使用可能なため、費用をかけずに管理台帳を作成できます。

また、企業で Microsoft 365 のサブスクリプションサービスに加入している場合は、プランに含まれている Excel を使って管理台帳を作成できるため、追加での費用は発生しません。

専用のIT資産管理ツールを使用する場合は、導入費用などが高額になる可能性もあるため、できるだけコストを抑えて運用したい方は表計算ソフトの使用がおすすめです。

表計算ソフトでIT資産管理台帳を作成するデメリット

ここまで、表計算ソフトを用いてIT資産管理台帳を作成するメリットについてご紹介しました。
カスタマイズ性に優れており、コストをかけずに運用できる点が強みではあるものの、手入力による入力ミスや更新漏れなどが生じるリスクもあるため、注意が必要です。
ここでは、表計算ソフトでIT資産管理台帳を作成するデメリットをご紹介します。

入力ミスが生じることがある

表計算ソフトを用いて管理する場合は、基本的に手入力での登録・更新作業となるため、誤字脱字や表記ゆれなどが生じ、シート内に組み込まれた関数が反映されないなど適切に管理できないことがあります。

入力内容が限られている箇所はプルダウンで対応したり、小まめにシートを確認したりすることで入力ミスを最小限に抑えられるものの、このようなヒューマンエラーは完全にゼロにはできないため、あらかじめ入力ミスが生じることを念頭に置いて運用することが大切です。

複数人で運用する際は不便に感じることがある

複数人で管理する際は、「項目別に閲覧制限をかけられない」「ほかの従業員と同時にシートを編集していて入力内容がうまく反映されない」など不便に感じる点が生じる可能性があります。

複数人で編集しやすいようにシートを分割する方法も挙げられるものの、ファイルが複数に散らばることで管理しにくくなることも懸念されます。

データを最新の状態に保つのが難しい

表計算ソフトの登録や更新は基本的に自動では行われないため、データを最新の状態に保つのが難しいことがあります。
例えば、管理台帳の管理部門が、ほかの部門の従業員から報告を受けた上で更新作業を行う場合は、各部門の従業員からの報告が漏れていると、IT資産の情報に変更があったとしても、管理部門が気づかない限り更新ができません。

また、管理するIT資産の数が多い場合、入力項目やチェック項目も増えるため、台帳管理者の作業負担が増加し、シートに入力されたデータを常に最新の状態に保つことが難しい場合があります。

IT資産管理ツールを利用するメリット

ここまで、表計算ソフトでIT資産管理台帳を作成するメリットやデメリットをご紹介しました。
表計算ソフトを用いる以外にも、ツール上でIT資産管理が行えるIT資産管理ツールを用いる方法が挙げられます。
まず、IT資産管理ツールを利用するメリットをご紹介します。

IT資産の情報を自動でツールに反映できる

IT資産管理ツールを用いることで、社内で管理しているPCやスマートフォンなどのIT資産の情報を自動で取得し、ツール上に反映できるようになります。

表計算ソフトを用いる場合は、手入力で更新する必要があるため、更新漏れや入力ミスが生じたりする可能性があります。
IT資産管理ツールでは、自動で情報を取得・反映できるため、更新の手間を減らしつつ正確な内容を記録できます。

データを常に最新状態に保てる

上記のとおり、IT資産管理ツールでは自動で各IT資産の情報を取得し、自動で更新するため、各IT資産を使用している従業員からの報告や更新作業がなくとも、常に最新の状態にデータを保てます。

また、表計算ソフトでは生じるリスクのあった、手入力による入力ミスや表記ゆれなども防げることから、常に正確な情報を確認できるため、IT資産のセキュリティーや企業のコンプライアンスを維持できるでしょう。

管理部門の負担を減らせる

表計算ソフトでは手入力で情報を登録・更新する必要があるものの、IT資産管理ツールでは自動で情報を取得し更新できるため、IT資産管理台帳を管理する部門の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

例えば、情報システム部門が管理台帳を運用する場合、IT資産の管理業務以外にも、新たに導入するPCのキッティングや従業員からのITに関する問い合わせなど、さまざまな業務に対応する必要があるため、管理台帳の更新に時間を取られてしまうことで、リソースが圧迫されてしまいます。

IT資産管理ツールを用いて自動化させることで、管理部門の負担を軽減でき、そのほかのコア業務にも注力しやすくなる点も大きなメリットです。

IT資産管理ツールを利用するデメリット

ここまで、IT資産管理ツールを利用するメリットについてご紹介しました。
自動で情報を取得・反映できることから、常に最新かつ正確な情報を管理できるだけでなく、管理部門による更新作業の負担を大幅に軽減できるメリットがある一方で、ツールの操作に慣れずうまく活用できなかったり、ツールの導入や運用にかかる費用が高額になったりするケースがあります。

IT資産管理ツールを利用するデメリットは、次のとおりです。

ツールの操作に慣れるのに時間がかかる場合がある

表計算ソフトはほかの業務で使用する機会も多いため、基本操作に慣れている従業員も少なくないものの、IT資産管理ツールを導入する場合は、ツール独自の操作方法を覚え、慣れる必要があります。

このとき、操作方法が複雑なツールの場合、操作に慣れるのに時間がかかり、うまくツールを活用できない可能性があり、かえって管理業務を行うのに工数がかかってしまうこともあるでしょう。

ツールを選ぶ際は、事前にデモで使用感を確かめ、基本操作や各種設定などツールの活用に負担がかからないものを選ぶことが大切です。

導入や運用時に費用がかかる場合がほとんど

IT資産管理ツールを使用した場合、初期費用や月額費用などがかかることがほとんどです。
また、ニーズに合わせてカスタマイズしたり、オプションを追加したりする場合はさらに費用がかかるため、合計金額が高額になるケースもあるでしょう。

そのため「費用に対してあまりツールを活用できていない」といった状態にならないよう、費用対効果を見極めながらツールを検討することが大切です。
ツールを選ぶ際は、複数企業で相見積もりを行うとよいでしょう。

なお、当社が提供するPC運用管理サービス「Simplit Manager™」は、初期費用・月額費用ともに無料でご利用いただけます。

Simplit Manager™ では、PCの管理者とPCを利用する従業員をつなぐ専用のポータルサイトをクラウド型で提供し、IT資産管理をはじめ、PC標準機のカタログ化や利用機器の申請手配、棚卸し、リプレース対象PCの抽出、データ移行などPC運用に関するさまざまな作業を行える点が特長です。

まとめ

この記事では、IT資産管理台帳でIT資産を管理する必要性や管理を怠るリスク、表計算ソフトでの管理に役立つテンプレートなどをご紹介しました。

IT資産管理は、企業のコスト削減やコンプライアンス遵守のためにも、常に最新のデータを記録し、適切に行うことが重要です。

表計算ソフトでの管理や、IT資産管理ツールを用いる管理は、記事内でもご紹介したようにそれぞれメリットやデメリットがあるため、企業のニーズや管理するIT資産の数、予算などに合った管理方法を選択するとよいでしょう。

当社では、IT資産管理を行える Simplit Manager™ を初期費用・月額費用無料で利用可能です。
ぜひ Simplit Manager™ もあわせてご検討ください。

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