情シス業務はアウトソーシングすべき？依頼できる内容や注意点を紹介

「情シスの業務が人手不足で回らない」「採用してもすぐ辞めてしまう」このような悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。

多くの中堅・中小企業では、専任の情報システム部門がなく、総務や人事が情シス業務を兼任しているケースも珍しくありません。
また、専任の情報システム部が配置されていても、数人の担当者で数百台以上のPCやシステムを管理しなければならず、日常的なPCのキッティングやアカウント管理、ヘルプデスク対応に追われ、本来注力すべき業務に手が回らなくなる状況が生まれています。

このような課題を解決する手段として注目されているのが 、情シス業務のアウトソーシングです。
外部の専門業者に任せることで、人手不足の解消や採用・育成コストの削減、社内のセキュリティー強化、業務品質の向上などを実現できる可能性があります。

この記事では、情シス業務をアウトソーシングする際に依頼できる具体的な業務内容や、アウトソーシングするメリットとデメリット、依頼時の注意点、アウトソーシング先の選び方まで幅広くご紹介します。

最後に、情シス業務の効率化を後押しする当社のサービス「Cotoka™ for PC」についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

情シスの業務負担はアウトソーシングで効率化

情報システム部門は、社内システムの運用管理やヘルプデスク対応、セキュリティー対策など、幅広い業務を限られた人員でこなさなければなりません。

特に、従業員数百名規模の中堅企業や中小企業では、日常の運用に追われて担当者一人ひとりの負担が大きくなり、残業や属人化につながりやすくなります。
特定の担当者が休職・退職してしまえば、対応が滞り、結果として社内業務の進行に影響が及ぶ恐れがあります。

このように、情シスのリソースが足りず一人ひとりの業務負担が増えていたり、属人化が生じたりしている場合は、一部またはすべての情シス業務を専門業者へアウトソーシングするのもおすすめです。

情シス業務のアウトソーシングで依頼できる内容

情シス業務は、上記のとおり一部またはほぼすべての業務をアウトソーシングできます。
アウトソーシングできる業務範囲は多岐にわたりますが、主に以下のような内容を依頼することが一般的です。

システムの開発・運用・保守

アウトソーシングでは、社内で利用するシステムの開発から運用、保守までを自社の状況に合わせて柔軟に依頼可能です。

システムの開発・運用・保守においては、対応範囲によって大きく以下の三つのパターンに分けられます。

• フルアウトソーシング (システムの開発・運用・保守すべてを対応)
• 運用アウトソーシング (システムの運用・保守のみ対応)
• 常駐サービス (エンジニアが依頼先に常駐し、開発・運用・保守業務を対応)

「〇〇の機能を持ったシステムを開発してほしい」「既存のシステムの運用・保守のみ行ってほしい」「社内にエンジニアがいないから常駐してほしい」など、ニーズに合わせた依頼ができるでしょう。

PCなどのデジタル機器のキッティング

PCキッティングは、部分的にアウトソーシングされるケースが多い情シス業務の一つです。
情シスでは、新入社員の入社・異動の時期に合わせて、あらかじめPCなどのデジタル機器のキッティングを行う必要がありますが、対応する機器の台数が多かったり、機器ごとに設定内容が異なったりする場合、多くの時間と労力が必要になるため、ほかの業務まで手が回らなくなることもあります。

また、PCのキッティングでは、必要な設定の適用やアプリのインストール、セキュリティー対策などをミスなく行う必要があり、万が一不備があった場合、従業員の業務に支障が出る可能性もあるため、正確かつスピーディーな対応が求められます。

アウトソーシングを活用することで、上記のPCキッティングをプロの手によって素早く、かつ正確に対応可能なため、大量のPCやさまざまな機種のPCのキッティングも、スムーズに作業を進められるでしょう。

なお、PCキッティングは、Windows Autopilot やクローニングツールを活用して、キッティングの自動化をすることもできます。
ただし、マスターPCの展開や、デバイスIDのひもづけ・解除などの作業が残るため、アウトソーシングを活用することでさらに効率化できます。

PCキッティングを自動化する方法は、以下の記事で詳しくご紹介しています。

• ● PCキッティングを自動化する方法とメリット・デメリットをあわせて紹介

ヘルプデスク業務・顧客対応

情シスでは、従業員・顧客から寄せられるPC・システムに関する質問や、トラブル対応も日常業務の一部です。
しかし、ほかの業務に追われていたり、問い合わせが多く届いていたりすることで問い合わせに対して迅速に対応できず、従業員の業務の遅延やクレームにつながる可能性もあります。

こうしたヘルプデスクや顧客対応は、部分的にアウトソーシングされることが多い業務です。
アウトソーシングすることで、従業員や顧客は疑問やトラブルを迅速に解消でき、情シスはその分、戦略的な業務やコア業務に集中できます。

セキュリティー監視といった運用支援

情シス業務のアウトソーシングでは、社内セキュリティーを強化するためのウイルス対策ソフトの導入や、EDRツールなどの運用支援も代行してもらえます。

セキュリティー対策に不備があることで社内のネットワークが危険にさらされ、外部からのサイバー攻撃を受け、不正アクセスや情報漏えいなどの被害が生じる可能性があります。

情シスのリソースが足りず、十分にセキュリティー対策が行えていない状況の場合は、アウトソーシングを活用することで、従業員が安全な環境で業務を進められるでしょう。

情シス業務をアウトソーシングするメリット

上記のとおり、情シス業務のアウトソーシングでは、システムの開発・運用・保守やキッティング、ヘルプデスク、セキュリティー対策など、情シスが行うあらゆる業務を依頼できます。

このような情シス業務をアウトソーシングすることによって、情シスでは以下のようなメリットを得られるでしょう。

情シスの人手不足を解消できる

情シス業務をアウトソーシングすることで、情シスの人手不足を解消できます。
社内のIT環境を安定的に運用・管理するには専門的な知識を持つ人材が欠かせませんが、高いスキルを持つITエンジニアは市場全体で慢性的に不足しており、自社採用だけで確保するのは困難です。
仮に採用できたとしても、高額な人件費や教育コストがかかり、早期離職や休職といったリスクもあるでしょう。

そこで外部の専門業者に業務を依頼すれば、必要なスキルを持った人材を安定的に確保することが可能です。
採用活動や育成にかかる負担を減らしつつ、高い水準のパフォーマンスが可能な人材を確保できます。

情シスの属人化を防げる

情シスに業務を一任すると、特定の業務の手順を把握している担当者が一人しかいないなどの属人化が起こりやすく、その担当者が休暇や退職などで不在になった際に業務が滞るリスクがあります。

特に、社内システムの運用や社内全体に影響するトラブル対応といった業務がブラックボックス化してしまうと、社内全体で業務が停止する恐れもあるでしょう。
アウトソーシングを活用すれば、日常的に発生する情シス業務を外部業者に任せられるため、特定の社員への依存を避けられます。
そのため、担当者が不在の際も安定的に業務を進められ、業務停止のリスクを防げるでしょう。

業務効率化や生産性・品質の向上につながる

「情シスの業務負担はアウトソーシングで効率化」でも触れたように、情シスでは業務内容の豊富さから、従業員からの問い合わせなどの対応が追いつかず、残業の増加や対応の遅れによるトラブルが生じることもあります。

こうした課題に対して、アウトソーシングを活用すれば、情シス業務を専門とする担当者が迅速かつ適切に対応するため、社内の情シス担当者は依頼した業務以外のコア業務をスムーズに進めやすくなり、結果として社内全体の生産性の向上にもつながるでしょう。

また、専門業者のノウハウを取り入れ、対応スピードや精度も安定し、業務品質の向上にもつながります。

IT業界の最新のノウハウを得やすい

情シス業務をアウトソーシングすることで、専門業者のサポートを通じてIT業界の最新情報やノウハウを得やすい点も大きなメリットです。

情シス担当者といっても、必ずしも幅広いIT知識を持つとは限らず、日々の業務に追われて最新技術のキャッチアップが難しいケースもあります。

アウトソーシングを活用すれば、常に最新の知識や業界動向を取り入れられるため、社内のIT体制を時代の変化に合わせて進化させやすくなります。
その結果、企業全体のIT技術も強化しやすくなり、競争力の向上にもつながるでしょう。

情シス業務をアウトソーシングするデメリット

上記では、情シス業務をアウトソーシングするメリットをご紹介しました。
さまざまなメリットがあげられる一方で、情シス業務をアウトソーシングすることによって、以下のようなデメリットには注意が必要です。

アウトソーシング先の企業に依存しやすくなる

外部業者に業務を任せきりにすると、自社で対応できる範囲が狭まり、外部業者ですぐに対応ができない状況下でトラブルが起きたときに、自社だけの力で解決できなくなる可能性があります。

また、アウトソーシング先が何らかの理由でサービスを停止した場合、自社の業務が大きく滞るリスクもあります。
このような業務停止リスクに加え、一社に依存した状態になると、他社への切り替えも難しくなり、サービス料金の値上げなどを要求されても交渉力が弱まってしまうこともあるでしょう。

このような事態を防ぐために、最低限のIT知識やノウハウは必ず社内で確保し、自社でも一定の対応ができる体制を整えておくことが重要です。

自社でノウハウを蓄積しづらくなる

情シス業務をアウトソーシングすると、業務の一部やほぼすべてを外部の専門業者が担うため、社内にITに関するノウハウが残りにくくなる点もデメリットです。

特に「将来的には自社内で情シスを運営できるようにしたい」と考えている企業にとっては、内製化に必要な知識や経験が蓄積されない可能性があります。

このようなリスクを避けるため、アウトソーシング先と情報共有の仕組みを整え、作業内容や改善点をドキュメント化して共有してもらうなど、ノウハウを社内に落とし込める体制づくりが必要です。

外部人材による情報漏えいリスクがある

情シス業務をアウトソーシングする場合、社外の人材が自社の重要なデータを扱うことになるため、外部からのサイバー攻撃や不正行為などによる情報漏えいリスクが高まる点に注意が必要です。

特に、顧客情報などの機密情報を外部に委ねる際は、アウトソーシング先が自社の求めるセキュリティー水準を満たしているかを必ず確認しましょう。
アクセス権限の管理や監査体制を徹底するのはもちろん、個人情報保護法やGDPR (General Data Protection Regulation、EU一般データ保護規則) といった法規制の順守についても自社とアウトソーシング先の双方で理解しておく必要があります。

このようなセキュリティーリスクをゼロにすることはできませんが、依頼前に体制を十分に整えておくことで、情報漏えいリスクを最小限に抑えることが可能です。

情シス業務をアウトソーシングする際の社内での注意点

上記で挙げたように、情シス業務のアウトソーシングにはメリットもありますが、アウトソーシング先への依存や情報漏えいリスクといったデメリットもあります。

このようなデメリットが生じないよう、情シス業務をアウトソーシングする際は、以下の点にご注意ください。

緊急時の対応体制を整えておく

緊急のトラブルなどが起きた際に、万が一アウトソーシング先の企業がすぐに対応できないときに備えて、社内での一次対応フローを決めるなど、アウトソーシング先に依存しない体制を整えておくことが重要です。
これにより、アウトソーシング先に頼れない状況になった際も、自社でスムーズに対応を進められるでしょう。

なお、日常的に業務をアウトソーシングする企業とは別に、緊急時に依頼するためのセカンドベンダーを確保しておくのもよいでしょう。

ナレッジを蓄積するよう意識する

アウトソーシング先に情シス業務を丸投げするのではなく、社内でも同様の作業を行えるよう、作業内容や作業手順をこまめに共有してもらうとよいでしょう。
共有してもらった内容をマニュアルや社内Wikiなどにまとめることで、知識やスキルが不十分な担当者でも、手順を見ながら作業を進められるようになります。

将来的に内製化を考えている場合は、このようにマニュアルなどを活用してナレッジを蓄積できる体制を整えておきましょう。
アウトソーシング先の企業によっては、業務の代行とあわせて内製化を支援するサービスも提供している場合があります。

セキュリティー対策を徹底する

「情シス業務をアウトソーシングするデメリット」でも挙げたように、アウトソーシング先の企業が自社の機密情報へアクセスすることによる不正行為や情報漏えいなどを防ぐために、社内でもあらかじめセキュリティー対策を徹底しておくことが重要です。

例えば、必要最低限の機密情報にしかアクセスできないよう権限を付与したり、秘密保持契約 (NDA) を結んだうえで、情報の取り扱いに関するルールを共有したりするなどの方法が挙げられます。
ほかにも、リスクを早急に見つけられるよう定期的にアクセスログの確認や監査を行い、不審な動きがないかを確認するとよいでしょう。

また、社内でも、各従業員のパスワード管理を徹底したり、多要素認証を用いたりするなど、第三者が機密情報へ容易にアクセスできないよう体制を整えておくことをおすすめします。

情シス業務をアウトソーシングする範囲の決め方

ここまで、情シス業務をアウトソーシングする際の注意点をご紹介しました。
情シス業務は、すべての業務または一部の業務をアウトソーシングできますが、「すべての業務を任せたほうが楽なのか」「一部の業務のみアウトソーシングしてなるべく自社で業務に取り組んだほうがよいのか」と迷う方も多いでしょう。

株式会社バッファローが2024年に行った「情シス業務の外部委託に関する実態調査」の結果によると、情シス業務をアウトソーシングしている企業のうち、すべての業務をアウトソーシングしている企業が24.4%、一部の業務をアウトソーシングしている企業が45.9%で、すべてを外部業者へ一任するのではなく、一部の業務のみを依頼する企業が多いことがわかります。

• ● 出典元：株式会社バッファロー

すべての業務をアウトソーシングする場合、自社で行う業務量を大幅に減らせるため生産性の向上が期待できるものの、「情シス業務をアウトソーシングするメリットとデメリット」のデメリットでも挙げたような、アウトソーシング先への依存やノウハウを蓄積できないといったリスクが生じる可能性が高まります。

そのため、あらかじめ現在情シスが行っている業務や、情シスの各担当者の得意分野や専門外の分野を整理し、どこまでの範囲を自社でそのまま行えるか、どのような業務を外部業者へ任せてもよいかなどを検討することが大切です。

また、依頼する業務内容が増えるほど依頼費用も高くなるため、費用対効果も加味しながら依頼範囲を決めるとよいでしょう。

情シス業務をアウトソーシングする際の企業の選び方

ここまで、情シス業務をアウトソーシングする際の依頼範囲の決め方をご紹介しました。
自社で依頼範囲を明確にするだけでなく、アウトソーシング先の企業を決める際には、対応可能な業務内容やサポート体制、導入実績、セキュリティー体制などさまざまな項目を確認しておくことで、安心して外部業者へ依頼できるでしょう。

情シス業務をアウトソーシングする企業の選び方は、以下のとおりです。

対応可能な業務内容

まずは、依頼しようとしている業務内容が検討している企業で対応可能かを確認しましょう。
依頼しようとしている業務はもちろん、ほかにも対応可能な業務内容がある場合は、今後任せたい業務までカバーできているかを把握しておくと、必要になった際に新たなアウトソーシング先を探す手間を減らせます。

また、企業によっては、自社の現状をふまえて「どの業務を外部へ任せると効果的か」を提案してくれる場合もあります。
契約前に相談できるサービスがあるなら、積極的に活用するとよいでしょう。

対応可能な機器やソフトウエアの種類

自社で普段使用している機器やソフトウエアの取り扱いにアウトソーシング先が対応しているかも確認が必要です。
例えば、業者によっては、Windows のPCのみ対応しており、Mac は対象外となったり、Gmail をはじめとした Google Workspace といった Google のサービスの取り扱いには対応していなかったりすることがあります。

契約後に自社で扱っている機器やソフトウエアがサポート対象外であることが発覚し、結局ほとんどの業務を代行してもらえなかったという事態を避けるためにも、対象の機器やソフトウエアを必ず確認しておきましょう。

サポート体制

アウトソーシング先の企業がどのようなサポート体制であるかも確認しておきましょう。
特にセキュリティー管理などにおいては、企業の営業時間外にトラブルが発生し、夜間や休日に緊急での対応が必要となることがあります。

自社で取り扱っているサービスや事業内容、運営体制において、時間帯や曜日を問わずトラブル発生のリスクがある場合は、「夜間での対応が可能か」「緊急対応が可能か」「平日以外の対応も可能か」などの点を確認しておくことで、万が一の事態が生じた際も安心です。

横河レンタ・リースでは、シェア率No.1のEDRソフトウエア「Cybereason EDR」を、SOC (セキュリティーオペレーションセンター) とセットで「Cybereason Core Suite｜SOC」として提供しています。

本サービスは、24時間365日の運用監視に対応しているため、セキュリティーレベルを高めながらも、効率的で安心な業務環境づくりを支援します。

導入実績

アウトソーシング先の企業を検討する際は、導入実績も確認しておくとよいでしょう。
実績が豊富な企業であれば、業務依頼時にトラブルが生じるリスクも少なく、安心して代行してもらえる可能性が高いです。

特に、自社と企業の規模や業種、依頼した業務内容が近い企業の実績があるかも確認することで、より信頼性の高い企業を見つけられるでしょう。

セキュリティー体制

情シス業務をアウトソーシングすることによって、外部業者に自社の機密情報を共有することになるため、アウトソーシング先の不正行為によるセキュリティーリスクを防ぐためにも、事前に安心して任せられる企業であるか、情報の取り扱い方法などセキュリティー体制を確かめることが大切です。

特に「ISO27001 (ISMS) 」や「プライバシーマーク (Pマーク) 」を取得している企業は、組織としての個人情報の安全な取り扱いをはじめとしたセキュリティー体制が整っている企業として認定を受けています。

セキュリティー体制が万全な企業であるかを見極める際は、これらの規格を取得しているかも確認するとよいでしょう。

情シス業務を効率化するなら Cotoka™ for PC の利用もおすすめ

この記事では、情シス業務をアウトソーシングする際に依頼できる具体的な業務内容や、アウトソーシングするメリットとデメリット、依頼時の注意点、アウトソーシング先の選び方まで幅広くご紹介しました。

情シス業務をアウトソーシングすることで、情シスの人手不足や業務負担の軽減などのメリットがある一方で、アウトソーシング先の企業への依存やセキュリティーリスクの増加といったデメリットもあるため、社内でのナレッジ整備やセキュリティー対策を徹底しておくことが大切です。

当社では、情シス業務の中でも特にリソースを圧迫するPC運用業務の88%削減 (※横河レンタ・リース調べ) を実現できるサービス「Cotoka™ for PC」を提供しています。

Cotoka™ for PC は、当社によるPCのレンタルを中心に、Windows Autopilot による自動キッティング、専用プラットホームによる社内PCの管理、ヘルプデスクといった一連のPC運用機能を備えています。

Cotoka™ for PC を活用すれば、必要な業務だけを部分的に外部の仕組みで効率化し、自社で残す業務はそのまま実施可能。
情シス担当者はコア業務に専念でき、社内の業務効率化と生産性向上を両立できます。

Cotoka™ for PC については、以下のページをご確認ください。

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