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あなたの使っている Office は Office 365 ですか?~ PCのライフサイクルを意識した Office アプリの使い方 ~

作成日:2019/06/12

お役立ちコラム

あなたの使っている Office は Office 365 ですか?

~ PCのライフサイクルを意識した Office アプリの使い方 ~

日々の業務に欠かせない、ワープロや表計算などの Office アプリケーション。
多くの企業では Microsoft Office を導入されていると思います。
この Microsoft Office 、現在はライセンスの種類によって二つの導入方法があります。
一つは従来からある Office 2016 や Office 2019 のような、いわゆる永続(買い切り)ライセンス型。
もう一つはサブスクリプション型、つまり継続的に使用料を支払うタイプのライセンスです。こちらは Office 365 として知られています。
近ごろでは Office 365 に移行する企業も増えつつありますが、プレインストール版もある永続ライセンスを利用しているユーザー・企業も多いようです。
実は、Office 365 の機能を最大限に生かすと、ライフサイクル管理を意識したPC運用が大変効率的に行えるようになります。今回は Office 365 を使うメリットをご紹介していきます。

Office 365 はクラウドサービス?

よく Office 365 はクラウドサービスとして語られることがありますが、実際にはクラウドをベースとした、統合ビジネスサービスとしてとらえたほうが正確です。
一般法人用の「 Office 365 Business 」は従来の永続ライセンスと同様、Windows・Macに対応したデスクトップ版 Office アプリケーションに加え、1TBの容量を持つクラウドストレージサービス OneDrive for Business(以下、OneDrive)を使うことが可能です。さらに「 Office 365 Business Premium 」では、メールサービスMicrosoft Exchange Online、メッセージングシステム Microsoft Teams、情報共有インフラの Microsoft SharePoint などのクラウドサービスを使うことができます。
つまり Office 365 は、単なるオフィスアプリケーションの枠を超えた、コラボレーション(協働)を支援するサービスとなっています。

また Windows 10 と同様に、各アプリケーションの継続的なアップデートが行われることも大きな特徴の一つです。
2018年に発売された最新の永続ライセンス版である Office 2019 に搭載されている機能は、すべて先に Office 365 の機能として追加されたものばかりです。
したがって Office 365 は、「 常に最新の Office 」であるといえるでしょう。

管理者の負担を減らす Office 365

Office 365 Business Premium は企業で利用するための管理機能が充実しています。ユーザー管理やライセンス管理、クライアントにインストールされている Office のバージョン管理や各種の設定は専用のWebダッシュボードで行えるので、日々の管理業務であれば簡単に行うことができます。
また Office 365 Business Premium で使える Microsoft Exchange Online は、Microsoft社が運営するクラウドメールシステムです。
自社でメールサーバーを運用していた場合、Microsoft Exchange Online へ移行することでメールサーバーの運用工数を削減することが可能です。

レンタルと組み合わせてPCのライフサイクル管理を強化

働き方改革に伴う生産性向上を実現する方法の一つとして、性能の高いPCを業務に使うことで生産性を高める手法が注目されています。
この手法では、PCの性能面に注目して使用期間(寿命)を管理することが重要です。
この性能寿命に基づくPCの運用管理は「PCライフサイクルマネジメント(管理)」と呼ばれています。
レンタルPCは使用期間に合わせてPCのコストを費用化できるため、経費の管理上、そして会計上もオフバランス化ができるなど、メリットがたくさんあります。

このレンタルPCにサブスクリプション型の Office 365 を組み合わせることで、ソフトウエアを含めたPCコストの管理を効率的に行うことが可能になります。
PCコストの算出は、PCレンタル料+ Office 365 使用料という形で月額費用化ができ、PCコストの予算化が可能になります(この費用で常に最新版が利用可能です)。
さらにライセンス管理も1ユーザーに対し Office 365 が1ライセンスとして管理できるので、PC調達の際にライセンスを気に掛ける必要がなくなります。

OneDrive の活用で、短期化するPCのライフサイクルにも対応

PCライフサイクルが短期化することで悩ましいのが、PC入れ替え時のデータ移行です。
今や数百MBから数TBまで内蔵ディスクが大容量化し、PCのリプレースに伴うデータ移行も一苦労です。
このような課題には Office 365 で提供される OneDrive をうまく利用することで、「データ移行」の時間をほぼゼロにすることが可能です。
OneDriveを設定することで、PCのデータは常にクラウド上の OneDrive に自動でバックアップされるため、PCのリプレース時もいちいち古いPCのデータをバックアップする必要はなくなります。
またPCが急に故障してしまっても、大半のデータはバックアップされているため、データ損失を最小限に抑えることができます。
しかしユーザーの運用に頼る部分があり、完全なデータ保全にはなっていません。
この OneDrive を利用して、さらに利便性やデータ保全、セキュリティーの強化を図ることができるのが、横河レンタ・リースの提供する「Flex Work Please Passage Drive」(以下、Passage Drive)です。
Passage Driveは、クライアントPCにデータを残さない「データレスPCTM」を実現する、「Flex Work Please Passage Drive」というソフトウエアであり、OneDrive 環境に対応しています。
Passage Driveを使うことでローカルのPCにはデータが保存されることなくOneDriveに直接保存されるため、クライアントPCを「データレスPC」として使うことができるようになります。
これにより情報漏えい対策はもちろんのこと、PCリプレース時のデータ移行は不要となり、移行時間短縮や管理面の負担軽減を実現します。

まとめ

Office 365 を導入していても、意外と OneDrive が利用されていないということもよく聞きます。
1TBの大きな容量を持つ OneDrive 。
Office 365 なら標準で付いてくるこのサービスを使わない手はありません。
さらにPassage Driveと組み合わせて、運用・管理、そしてデータ保全などの恩恵を受けてみませんか。

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