業務改善とは？
情シスに役立つアイデアや具体例を実施時の注意点とあわせて紹介

業務改善とは

業務改善とは、現在の業務フローを維持しつつ、効率化につなげるための取り組みを指します。

業務改善に取り組むことで、現状の業務フローの中から不要な工程や自動化できる工程などを明確にできるため、より効率よく業務を進められ、生産性向上につながります。

このような業務改善は各社のさまざまな部門で取り組まれており、人手不足や属人化が課題として挙げられる情報システム部門でも重要とされています。

情シスで業務改善が進まない理由

上記のとおり、業務改善は情シスでも必要な取り組みですが、PC調達やキッティング、問い合わせ対応、セキュリティー対策など、担当する業務範囲が広く、日々の業務をこなすので手一杯となっているケースも少なくありません。

実際に、当社で1,030名のPC運用・管理の責任者、担当者に実施した調査結果をまとめた「PC運用・管理業務調査レポート 2026」によると、PCの運用・管理部門における現在の対応人員について63.1％の企業が「拡大傾向」と回答している一方で、業務量については89.6％が「増量傾向」と回答しています。

このことから、多くの企業の情シスでは人員の数が業務量の増加に追いついておらず、業務改善まで取り組むのが難しい状況にあることがわかります。

情シスの業務改善で実現できること

上記で挙げたように、情シスでは業務改善を進めづらいケースもあるものの、現状の業務フローの見直しや改善を図ることで、コア業務へ注力できるようになったり、無駄なコストを抑えられたりするなど、さまざまな効果が期待できます。
情シスの業務改善で実現できることは、以下のとおりです。

コア業務へ注力できる

情シスで業務改善を行うことで、セキュリティー強化やDX戦略の立案など、コア業務へ注力できるようになります。

特に、問い合わせ対応やIT資産管理などの定型業務がリソースを圧迫している場合は、これらの業務効率を改善することによって、戦略策定などの業務に時間を充てやすくなるでしょう。

全社的に生産性を向上できる

業務改善に取り組むことによって、情シスの業務効率が向上するため、結果的に全社的な生産性の向上が期待できます。

例えば、PCの調達やキッティングに時間がかかっている場合、PCの不具合が発生しても、すぐに代替機を用意できないことがあります。
その結果、社員が不具合のあるPCを使い続けざるを得なくなり、業務効率が低下するケースもあるでしょう。

PCの調達・キッティングの手順を見直したり、キッティングを自動化したりすることで、代替機を速やかに準備できる体制を整えられます。
その結果、PCの不具合による業務への影響を最小限に抑え、全社的な生産性の向上につなげられます。

企業のセキュリティーを強化できる

社内で管理しているPCやソフトウエアのライセンスなどを手作業で運用・管理している場合、アップデートの対応漏れや管理台帳の更新漏れ、他部門への情報共有のしづらさなどさまざまな課題が挙げられます。

特に、社内のIT資産の状況が把握できていないと、脆弱 (ぜいじゃく) 性を狙ったサイバー攻撃を受けた際に、被害範囲の調査や関係者への周知に時間がかかり、被害が拡大する恐れがあります。

このようなリスクを防ぐために、運用・管理体制を見直し、アップデートや管理台帳の更新漏れがなくなるよう環境を整えることによって、社内のIT資産を安全に管理できるようになり、社内全体のセキュリティー強化にもつながります。

属人化を解消できる

業務改善を進めることで、特定の担当者に依存している業務を見直し、属人化を解消できます。

情シスでは、担当者ごとに担当するシステムや業務が分かれているケースも多く、業務の進め方や対応方法が担当者の経験や知識に依存してしまうことがあります。
この状態では、担当者が休暇や異動などで不在になった際に、業務が滞ったり、問い合わせへの対応が遅れたりする恐れがあります。

そこで、業務マニュアルや手順書を整備したり、業務フローを標準化したりすることで、複数の担当者が同じ業務に対応できる体制を整えられます。
結果として、特定の担当者に業務が集中することを防ぎ、担当者が不在の場合でも業務を継続しやすくなります。

無駄なコストを抑えられる

業務改善を行い、IT資産の運用・管理体制を見直すことで、自社で管理しているPCやソフトウエア、ライセンスなどの状況を正確に把握できるようになります。

これにより、社内で利用していないPCがあるのにも関わらず新規でPCを調達したり、追加でライセンスを購入したりしてしまうリスクが防げるため、コスト削減につながります。

また、PCの調達やキッティング、故障対応などの業務プロセスを見直すことで、業務にかかる工数を削減し、人件費などのコスト削減につながる可能性もあります。

業務改善の種類

ここまでご紹介したように、情シスでは業務改善に取り組むことによって、コア業務への注力や社内の生産性向上、セキュリティー強化など、多くの効果を得られます。

業務改善は、標準化、平準化、最適化、自動化の4種類に分類されます。業務改善に取り組む際は、どの業務をどのように改善するのかを検討したうえで改善施策を進めることが重要です。

業務改善の種類について詳しくは、以下のとおりです。

業務の標準化

業務の標準化は、業務の手順やルール、進め方などを統一し、誰が担当しても一定の品質で業務を行えるようにすることを指します。

業務の標準化を実現することで、担当者による業務品質のばらつきを抑えられるほか、特定の担当者に依存する属人化を防げるため、担当者一人ひとりの負担を軽減できます。

業務の平準化

業務の平準化は、特定の時期や担当者に業務負担が偏らないよう、業務を各担当者へ均等に配分することを指します。

業務の標準化と同様に、平準化も各担当者の負担を軽減できる取り組みですが、標準化では共通のルールを定めることで誰もが一定のクオリティーで業務に取り組める体制を目指すのに対し、平準化では各担当者の業務量が均等になるように配分するため、業務負担の軽減に至るまでのアプローチ方法が異なっています。

ただし、業務量を均等化するためには、特定の担当者のみが対応できる業務がある状態をなくす必要があるため、業務の標準化に取り組んだうえで平準化を進めることが重要です。

業務の最適化

業務の最適化は、現在の業務フローや作業内容を洗い出して可視化し、不要な工程や重複している作業を削減することを指します。

業務の最適化を行うことで、単に業務効率を上げて作業時間を短縮できるだけでなく、各業務への適切な人員配置や、各担当者への適切な業務配分も実現できるでしょう。

業務の自動化

業務の自動化は、ITツールなどを活用して、これまで人が行っていた作業の一部を自動で行ってもらえる体制を整えることを指します。

問い合わせ対応やデータ入力、集計、書類作成といった手順が明確な定型業務は、ツールやAIの技術を活用することで自動的に実施できます。

このような業務を自動化することによって、作業時間の短縮や入力ミスの防止につながり、担当者の業務負担を大きく減らせるでしょう。

情シスの業務改善の具体例

上記のとおり、業務改善は標準化、平準化、最適化、自動化の4種類に分類されますが、具体的にはどのような施策が挙げられるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

以下では、情シスの業務改善の具体例をご紹介します。

業務を標準化するアイデア

情シスでは、PCのキッティング手順やアカウントの発行・削除の手順など、担当者の知識やスキル、経験によって対応の可否が分かれる業務が少なくありません。

これにより、一部の担当者に業務が偏り属人化が生じる可能性があるため、マニュアル化やFAQを作成し、誰が担当しても一定の品質で対応できる環境を整えることが重要です。

業務を標準化するアイデアは、以下のものが挙げられます。

• 問い合わせ対応の手順や回答内容をマニュアル化する
• よくある疑問点をFAQとしてまとめる
• PCのキッティング手順や注意事項をチェックリスト化する
• アカウント発行や削除の申請フローを統一する
• 障害発生時の対応手順や連絡先を整理する

業務を平準化するアイデア

業務量が特定の担当者や時期に偏らないようにするためにはためには、誰がどのような業務を行っているのか、特定の担当者しかできない業務は何か、繁忙期はいつかを洗い出すことが重要です。

負担が増える業務を可視化し、複数人で対応できる体制を整えることで、特定の担当者に負担が偏る状況を解消できるでしょう。

業務を平準化するアイデアは、以下のものが挙げられます。

• 担当者ごとの業務量や対応件数を可視化する
• 特定の担当者しか対応できない業務を洗い出す
• 複数人で対応できるようマニュアルやナレッジを整備する
• 問い合わせ窓口を一本化し、特定の担当者に偏らないよう適切に振り分ける
• 繁忙期を把握し、事前に人員配置や作業体制を調整する

業務を最適化するアイデア

情シスでは、Excel など手入力のリストを用いてIT資産を管理していたり、システムが複数に分かれたり、情報更新が担当者に依存していたりする場合、重複してPCやライセンスを購入し、無駄な作業や業務が発生している可能性があります。

業務内容やIT資産の状況を可視化し、最適化することで、不要な業務を削減でき、担当者の負担を最小限に抑えられるでしょう。

なお、必要な業務ではあるものの負担が大きく自社で対応しきれない場合は、外部企業へアウトソーシングするのも一つの手です。

業務を最適化するアイデアは、以下のものが挙げられます。

• IT資産情報を一元管理する
• 重複している申請や承認フローを見直す
• 利用率の低いシステムやソフトウエアを整理する
• 重複して導入しているITツールを統合する
• 内製する業務とアウトソーシングする業務を見直す

業務を自動化するアイデア

情シスには、PCのOS・ソフトウエアのアップデートやキッティングなど、繰り返し発生し、かつ漏れなく徹底して行う必要のある業務が多く存在します。

これらの業務をITツールなどを用いて自動化することで、担当者の業務負担を減らしつつ、特定のタイミングで正確に作業を行えるようになります。

業務を自動化するアイデアは、以下のものが挙げられます。

• Windows Autopilot を活用してPCのキッティングや初期設定を自動化する
• アカウントの発行や削除をワークフロー化する
• OSやソフトウエアのアップデートを自動配信する
• IT資産情報をツールで自動収集する
• 定型的な問い合わせ対応にチャットボットを活用する
• RPAを活用してデータ入力やレポート作成を自動化する

そのほかの情シス業務を効率化するアイデア一覧や、IT資産管理ツールについては、以下の記事をあわせてご覧ください。

• ● 情シス業務を効率化する方法7選！実施時の注意点など詳しく紹介
• ● IT資産管理とは？重要な理由やIT資産管理ツールの選び方、導入時の注意点とあわせて紹介

また、最近ではAIを活用した業務の自動化も注目されています。
生成AIによって、一般社員からのヘルプデスク対応やマニュアル作成、ナレッジ検索などを素早く行えるようになり、業務効率化や生産性向上を推進する企業も増えています。

ただし、生成AIを用いた業務改善では、機密情報の入力制限やアクセス権限の管理、セキュリティー対策などが欠かせません。
業務改善において生成AIを活用する際のポイントは、以下の記事で詳しくご紹介しています。

• ● AI活用に悩む情シス担当者へ ～セキュリティーとデータ活用を両立する生成AI導入ガイド～

業務改善ではアウトソーシングもおすすめ

業務改善を進めるうえでは、上記のような業務の標準化・平準化・最適化・自動化に加えて、アウトソーシングを活用することも有効です。

特に、PCのキッティングやIT資産管理、一般社員からの問い合わせ対応など、工数のかかる業務を外部へ委託することで、情シスはセキュリティー対策やDX推進など、より重要なコア業務へリソースを集中できるようになります。

横河レンタ・リースでは、PCレンタルをはじめ、キッティング、運用・保守、引き取りまで、PCライフサイクル全体を支援するサービスを提供しています。

当社が提供する Cotoka™for PC では、プラットホーム上からのPC調達ができ、Windows Autopilot を活用した自動キッティング、ヘルプデスクまで一連の業務を担うため、情シスの業務負担を最小限に抑えられます。

サービスについて詳しくは、以下のページをご覧ください。

情シスで業務改善を進める方法

ここまで、業務改善の種類や具体例をご紹介しましたが、業務改善をどのような流れで進めればよいのか迷う方も多いでしょう。

以下では、業務改善を進める方法を順番にご紹介します。

1. 現状を可視化する

情シスで業務改善を進める際は、まず現在の業務フローや業務内容を可視化することが大切です。
どの業務を誰がどのような方法で行っており、どのくらいの時間がかかっているかを明確にしましょう。

例えば、問い合わせ対応の件数やPCのキッティングにかかる工数などを一覧にまとめることで、どの担当者に業務が偏っているのか、手作業での対応が多い業務はどれかといった課題を把握しやすくなります。

2. 業務課題を整理する

業務フローや業務内容をまとめたら、情シスで抱えている課題を整理します。
例えば、「問い合わせの対応件数が多くそのほかの業務に着手できない」「特定の担当者に依存している業務がある」「PCの管理状況を正確に把握できていない」など、課題を整理することで改善までの計画を立てやすくなります。

業務課題を整理する際は、実際に各担当者にヒアリングしたり、QCD (Q：品質、C：費用、D：納期) の観点から分析したりすることで、洗い出しやすくなります。

また、洗い出した課題の整理や原因分析には、以下のような手法も活用できます。

• KJ法：洗い出した課題をグループ化し、課題の全体像や関連性を整理する
• パレート図：課題を発生件数や影響度などで分類し、優先的に取り組むべき課題を明確にする
• なぜなぜ分析：発生した問題に対して「なぜ」を繰り返し、根本的な原因を特定する

例えば、問い合わせ件数が多いという課題に対して、問い合わせ内容をKJ法で分類し、パレート図で件数の多い問い合わせを特定します。

そのうえで、なぜなぜ分析によって問い合わせが発生する根本的な原因を探ることで、FAQの整備や業務フローの見直しなど、具体的な改善策を検討しやすくなります。

3. 業務改善の目標を設定する

業務課題が明確になったら、業務改善を進める際の目標設定を行います。
目標を設定する際は、ただ「〇〇を改善する」のようなあいまいな目標を設定するのではなく、具体的な数字などを用いながらどのくらい改善するのかを明確にすることが大切です。

例えば、情シスでは「問い合わせ対応件数を20％減らす」「PCのキッティングにかかる工数を半分に削減する」といった目標が挙げられます。

4. 業務改善の計画を立てる

目標設定が完了したら、具体的な改善のための計画を立てます。
課題を改善するにあたってかかる時間や工数、予算、セキュリティーリスクなどを加味したうえで、具体的な施策や進め方、優先順位を策定しましょう。

施策は、例えば問い合わせ件数を減らす場合は「生成AIでチャットボットを作成する」「問い合わせ対応を外部業者へアウトソーシングする」、PCのキッティング時間を削減する場合は「キッティングのマニュアルを整備し対応できる担当者を増やす」「 Windows Autopilot を使って自動化する」などの方法が挙げられます。

5. 施策を実行し、効果測定を行う

上記で設定した計画に基づき、施策を実際に行います。
施策を実施する際は、ただ取り組んで終わりにするのではなく、どのくらいの成果が得られたのか効果測定も行いましょう。

初めに現状を可視化した際に課題となっていた問い合わせ件数やキッティングの工数、コスト、システム障害の件数といった数値が改善しているかを確認し、目標に対してどのくらいの達成率であったかを測定します。

目標に対して期待した効果が得られなかった場合は、施策内容や実施の仕方、使用するツールなどを見直し、再度施策の実施と効果検証を繰り返しながら継続的に最適な改善方法を探りましょう。

業務改善に取り組む際のポイント

ここまで、業務改善を進める方法をご紹介しました。
上記の手順に沿って業務改善に取り組む際は、いくつかのポイントを押さえておくことで、より期待した効果を得やすくなるでしょう。
業務改善に取り組む際のポイントは、次のとおりです。

できることから少しずつ始める

業務改善では、いきなり大規模な施策に取り組むのではなく、着手しやすいものから少しずつ始めて試行錯誤を繰り返しつつ、徐々に規模を拡大させていくことが大切です。

いきなり大規模な施策に取り組んでしまうと、万が一トラブルが生じた際にスムーズに対処できなかったり、広範囲に影響が及んでしまったりする可能性があり、かえって業務負担が増加する可能性があります。

まずは一部の担当者や業務で試験的に導入し、運用を通じて生じた課題をもとに、マニュアルや業務フローを見直しましょう。
ツールを導入する場合も、使いやすさや費用対効果を検証しながら、自社に適したものを選ぶことが重要です。

定期的に効果検証し、改善を重ねながら対象範囲を広げていくことで、無理なく業務改善を進められます。

長期目線で取り組む

業務改善は、一度取り組んで終わるのではなく、長期目線で取り組むことが大切です。

AIなどの最新技術は常に進化しており、新しい技術やツールも展開され続けています。
特に、Windows のライフサイクルやPCの入れ替えは数年単位で発生するため、一時的な対応ではなく継続的に改善できる運用体制を整えることが重要です。

このような業界の変化によって、現在取り組んでいる施策よりもさらに効率よく改善を進められる方法が現れる可能性もあるため、定期的に現在の業務フローや業務内容、作業工数などを見直し、さらに改善できる部分は新たな施策を取り入れるとよいでしょう。

経営層とも連携する

業務改善に取り組む際は、現場の担当者だけで進めるのではなく、経営層と連携を取りながら進めることが重要です。

例えば、新規でツールを導入したり、外部業者へアウトソーシングしたりする場合は費用や社内ルールを見直す必要があります。
このとき、経営層との連携が取れておらず、情シスの業務課題や改善の必要性を理解していなかった場合、予算を確保できない可能性があります。

現場の状況や改善によって期待できる変化を具体的な数値を用いながら説明し、経営層の理解も得ながら業務改善に取り組むことで、必要な予算の確保や全社的な運用変更などにつなげられるでしょう。

業務改善に取り組む際の注意点

上記では、業務改善に取り組む際のポイントをご紹介しましたが、情シスで業務改善を進める中では、一般社員ともコミュニケーションを取りつつ施策を進める必要があります。
中でも、特に押さえておきたい注意点は、以下のとおりです。

変化に対する社員の不安を払拭 (ふっしょく) する

業務改善を進めるにあたって、新規でツールやシステムを導入した場合、不安を感じる社員も少なくありません。

「操作方法が覚えられない」「これまで行っていた方法で進められない」といった不安を払拭 (ふっしょく) できないでいると、導入後にかえって問い合わせ件数が増える可能性があります。

新しくツールやシステムを導入したり、これまでの業務フローに変更を加える場合は、一般社員向けのマニュアルやFAQを整備したり、無理なく業務を進められるようレクチャーの場を設けたりして、社員が安心して新しい作業に取り組める環境を整えることが大切です。

業務改善の必要性を周知させる

業務改善に取り組む際には、上記で挙げたような不安だけでなく、「なぜこれまでの方法から変える必要があるのか」と疑問を抱かれることもあります。

社員が納得のいく背景を説明できなければ、他部署からの理解や協力を得づらくなるため、情シスの現状や改善に取り組む必要性をわかりやすく伝えることが重要です。

業務改善の必要性を伝える際は、社員側が得られるメリットも伝えるとよいでしょう。
問い合わせの手間の削減や業務効率の向上、セキュリティー強化など、社員が安全に生産性を高めて作業ができることを説明するとよいでしょう。

利用者への配慮を忘れない

情シスで業務改善を行う際は、利用者への配慮を忘れないことが大切です。
業務改善を定着させるためには、一方的に施策を推し進めるのではなく、実際にツールを扱う利用者など、現場の声を取り入れながら改善を進める必要があります。

現場の声を取り入れずに業務改善を進めてしまうと、「ツールの操作がわかりづらく結局使用していない」などの課題が生じ、改善が進まないリスクがあります。

なお、業務改善を始める際に、一部の担当者間で試験的に運用し、寄せられた意見をもとに改善を重ね、最終的に全社で展開するのもおすすめです。

情シスの業務改善は横河レンタ・リースにおまかせ

ここまで、情シスでの業務改善について詳しくご紹介しましたが、「PCの調達や運用管理にかかる負担を減らしたい」「自社だけでは対応しきれないPC関連業務をアウトソースしたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。

当社では、情シスの課題としてよく挙がるPCのライフサイクル管理・PC運用・問い合わせ対応・キッティングといった業務負担を最小限に抑えられるサービスを豊富に提供しています。
以下では、当社のサービスについてご紹介します。

PCレンタルサービス

PCレンタルサービスは、最短1週間から、ご希望の期間に合わせて柔軟にPCをレンタルできます。
万が一のPCの故障時も、代替機をスムーズに提供し、修理の手続きといった対応は当社側で行うため、安心してご利用いただけます。

また、レンタル期間終了後は、PCを当社へ返却するだけで利用を終了できます。
購入したPCのように、廃棄方法の検討やメーカーへの回収依頼などを行う必要がなく、PCの利用終了に伴う業務負担も削減できます。

PCの故障対応や利用終了時の処理にかかる運用負担を軽減できるだけでなく、月額料金で利用できるため、初期費用を抑えてPCを調達できます。

PC周りの運用負担を軽減したい企業におすすめのサービスです。

Cotoka for PC

Cotoka for PC は、お客さま専用のプラットホームを用意し、PCの調達や Windows Autopilot による自動キッティング、社員への配布、運用中の問い合わせ対応、アップデート対応といったPC管理・運用に関わる業務をサポートします。

あらかじめ設定した Windows Autopilot の情報とPCのデバイス情報を当社で事前にひもづけることで、PCを社員の自宅へ直接届けることが可能です。
利用者の手元に届いた後は、設定済みの内容に沿って自動的にセットアップされるため、PC配布のために社員が出社するといった手間を削減できます。

リモートワークを導入している企業や、社員へのPC配布の手間や問い合わせ対応などでリソースが圧迫されている企業、PCの調達から運用・管理までの業務負担を軽減したい企業に特におすすめのサービスです。

PC-LCM (PCライフサイクルマネジメント) サービス

PC-LCM (PCライフサイクルマネジメント) サービスは、PCの計画・調達・導入・運用・リプレースといった一連のライフサイクルで発生する運用業務をすべてアウトソーシングできるサービスです。

なお、当社のレンタルPCでは、マスターイメージを作成し、同一の設定を反映したPCを納品することも可能です。
マスターイメージの作成からPCへの展開まで、まとめてお任せいただけます。

運用中の故障対応やPCのリプレースやお客さま資産の買い取りにも対応しているため、PC管理・運用業務に課題を抱えている企業に特におすすめのサービスです。

まとめ

この記事では、情シスの業務改善が進まない理由や業務改善によって実現できることをはじめ、主な業務改善の種類や具体例、実際に取り組む際の流れや成功のポイント、実施時の注意点などを幅広くご紹介しました。

情シスでは人員が増加傾向にはあるものの、業務内容が多岐にわたるため、業務量も増加しており結果的に業務負担の多さが課題となる企業も少なくありません。

業務改善に取り組む際は、ただやみくもに施策を行うのではなく、現状を把握したうえで目標を設定し、できる施策から少しずつ規模を拡大させましょう。
また、施策の実施結果は定期的に確認し、改善点を取り入れながら、自社にとって最適な改善方法を見つけることが大切です。

業務改善では、各担当者の業務量を調整したり、ITツールを導入したりするほか、アウトソーシングする方法も挙げられます。

当社では、PC調達や廃棄の手間を削減できるPCレンタルサービスや、PC管理・運用中に発生する業務を支援する Cotoka for PC、PCのライフサイクルで発生する業務をすべてお任せいただけるPC-LCMサービスなど、情シスをサポートするさまざまなサービスを提供しています。

「PCの調達や運用管理にかかる負担を減らしたい」「自社だけでは対応しきれないPC関連業務をアウトソースしたい」といった方は、ご相談ください。

資料ダウンロード

PCレンタルで情シスの運用工数を削減する方法をまとめました。
レンタル・リース・購入の違いを整理し、PCレンタルによるコスト削減や運用効率化のポイントを解説しています。

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